株式会社丹青社様 「楽楽明細」導入事例 「注文書」「注文請書」「検査依頼書」など複数帳票の電子化に成功！
運用開始から1年で電子化率は92％に。

毎月発行している紙帳票を電子化したかった。

「楽楽明細」導入前の課題や、導入を検討したきっかけを教えてください。

当社では毎月、デザイン・設計、制作・施工で協業しているお取引先様と「注文書」「注文請書」「検査依頼書」「支払表」「合計請求書」といった、複数の帳票を取り交わしています。
発行件数は、「注文書」「注文請書」「検査依頼書」が月に約3,000件、「支払表」「合計請求書」が月に1,000件にも上ります。これら書類の電子化を目的に、システム導入の検討を始めました。一方的に発行するだけではなく、業務完了時に「検査依頼書」を回収したり、「支払表」にてお取引先様に検収結果への同意をいただいたら、同時に送った「合計請求書」を返送いただいたりと、交互にやりとりが発生するため、その関係性を維持しながら書類の電子化を実現できるサービスを探していました。

「楽楽明細」ならではの機能が魅力。希望通りの帳票レイアウトが再現できた。

なぜ「楽楽明細」を選ばれたのでしょうか。

選んだポイントは大きく3点あります。
1点目は、帳票レイアウトを希望通りに作成できるという点です。お取引先様に送る「支払表」など、長く当社で運用してきたレイアウトを「楽楽明細」で忠実に再現していただいたので、郵送から「楽楽明細」の利用に切り替えていただいたお取引様にも、違和感なく受け入れていただけました。
2点目は、お取引先様の帳票受取画面に、添付返信機能があるという点です。先程お話した通り、当社の運用フロー上、一方的な帳票発行だけではなく、取引先様に帳票を返送していただく必要があります。その場合でも「楽楽明細」上で相互に帳票の受け渡しができますので、これまでのフローを変えることなく運用ができています。
3点目は、帳票の発行先情報の変更があった場合、変更依頼をお取引先様自身で行っていただけるという点です。担当者様名やメールアドレスの変更など、情報更新件数は通常月で40件前後、担当者の異動や新入社の方が多い4月には120件前後にも上ります。情報変更があった場合、「楽楽明細」上で変更依頼をしていただければ、当社側で内容確認後にそのまま変更の反映が可能です。

運用上必要となってくる、細かな機能が充実しているところが「楽楽明細」の特徴と言えます。

郵送処理のための出社がなくなり、帳票の取り交わしもスムーズに

「楽楽明細」導入後の効果はいかがですか？

発行においては、郵送処理のための出社が不要になりました。また、「楽楽明細」導入に合わせて、帳票の発行と、返送いただいた帳票の保管業務のフローを見直し、以前は紙で印刷していた見積書と注文請書の紙保管業務は92％削減されました。
「楽楽明細」を導入しているお取引先様からの支払書類の返却スピードも格段に速くなり、発行した当日には約6割以上のお取引先様から返送されてくるようになりました。

「楽楽明細」の便利な機能や使いやすい点を教えてください。

検索性が優れていること、証憑保管期限を7年に設定できることです。
検索性については、会社名だけでなくご担当者様の名前やメールアドレスなどあらゆるワードから検索ができるので、お取引先様からの問い合わせだけでなく社内からの問い合わせに対しても迅速に情報を引き出すことができます。
証憑保管については、監査対応が楽になりました。
以前は、紙でファイリングした証憑を監査日までに倉庫から取り寄せ、監査対象に必要なものを全てコピーして準備していました。
今は直接「楽楽明細」を確認する運用なので、倉庫からの取寄せも、コピーもほぼ不要となりました。また、郵送代行の場合も発信の記録確認だけなら「楽楽明細」に登録されているので、実質紙での対応は全体の5％程度になりました。

92％の電子化に成功！テレワークのために電子化を望む取引先も多い

お取引先様への帳票電子化の切り替え案内は上手くいきましたか。

「楽楽明細」導入時の電子化率は全体の75％でしたが、1年ほど運用した現在は92％まで伸びています。最近ではお取引先様もテレワークの増加に伴い電子化を望んでいるようで、電子化に対する抵抗がなくなってきていることが背景にあると思います。
郵送で帳票をやりとりしているお取引先様も、期限内に書類が届かないことを懸念して、先にPDFで帳票類をお送りいただいているケースもあります。その場合は、電子化切り換えのご案内を都度送っています。電子化を望んでいるお取引先様に対して迅速にご案内ができる状態になっていることも割合が伸びている要因かと思います。

運用状況はいかがでしょうか？

試行錯誤しながらですが、1年運用して型が出来上がったと感じています。
運用開始後は、操作方法や手順などのルールを理解されていないお取引先様からの問い合わせも発生していたのですが、当社から、注意いただく点やルールを帳票受取画面のトップページ上で発信することで、問い合わせ件数も減り、徐々にルールを浸透させていくことができました。

導入時や導入後のサポートはいかがでしたか？

とても良かったです。
提案もしっかりしていて、当社の要望が叶わない部分については別案を提示していただけました。当社の都合で導入時期が半年延期になったときも、要件を整理し、より良くするための提案をいただき、結果として半年間の延期は運用精度を上げるための準備機会となりました。
今回電子化した帳票を作成している当社の基幹システムと「楽楽明細」は、APIを使ったデータ連携を行っていますが、APIを使った連携の仕組みを導入すること自体が初めてであったため、サポートを受ける前は技術的に実現できるのか不安がありました。しかし、マニュアルが充実していることに加え、担当の方にはこちらからの多くの質問に丁寧に答えていただき、さらに当社の基幹システムの実情に合ったご提案もいただけたことで、不安は解消されていきました。
導入後もこちらの実情に寄り添ったご回答・ご提案をいただけるので、安心して運用することができています。