折り加工で帳票発行の手間を減らす！業者に依頼する前に知っておきたい基礎知識
紙の帳票発行には、印刷・折り・封入作業などの面倒な手作業が伴います。これらの手作業を社内ではやりきれず、外注先を探しているという経理担当者もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、帳票発行の際に発生する折り加工の手間を省く方法について解説します。
折り加工とは
印刷した用紙を、用途に合わせて折りたたむ加工を「折り加工」といいます。折り加工をすることで、帳票を手で折る手間を削減し、郵送に必要な封筒代や郵便料金を節約することができます。
たとえば、A4サイズの請求書を折らずに送るなら、角形2号の封筒が必要です。角形2号の封筒に入れると、定形外郵便ですから、定型郵便よりも郵送料が余分にかかってしまいます。その点、用紙を三つ折りにすると、長形3号の封筒に入るので、定型郵便で送ることが可能です。見積書や請求書などの帳票は郵送の機会が多いため、定型郵便で送れるサイズに折りたたんで送ることで大きなコスト削減につながります。
印刷した紙を1枚1枚手で折る作業には時間と手間がかかりますし、折り目の綺麗さにまでこだわると、さらに手間がかかります。大量の帳票を紙で発送しているのであれば、印刷業者に折り加工を依頼するとよいでしょう。
折り加工の種類
印刷物を折りたたむ回数や形、折りたたんだ後にできたページ数などによって、さまざまな折り加工の種類があります。紙の種類や用紙のサイズ、印刷物の種類、厚みなどによっては、対応できない折り方もあるので、どのような折り方が選べるのか、事前に確認しましょう。
また、印刷会社によっても対応可能な折り加工の種類に違いがあります。同じ折り加工でも印刷会社ごとに名称が違っているので、比較する際は注意が必要です。種類ごとの特徴を理解して、用途に合う折り加工を選びましょう。印刷物の折り加工は、折り上がった形が美しいだけでなく、開いた際に見やすいことも大事なポイントになります。この点からも、印刷後の折り加工を手作業せず、外注することをお勧めします。
折る回数が少ないものほど簡単な折り加工といえますが、もっとも回数が少ない2つ折りでも4種類の折り方があります。長辺で折るか短辺で折るか、センターで2等分に折るか(センター折り)、少しセンターからずらして折るか(ずらし折り)といった違いの組み合わせです。長辺で折るか、短編で折るかは、使用する封筒の形やサイズによっても違います。センター折りは見た目が美しく、ずらし折りは開きやすいという点が特徴です。
3つ折りは、端から3分の1ずつ巻き取るように折る折り方と、Zの形になるように折る折り方の2種類があります。4つ折りは、Wの形に折る折り方、センターで2つに折った後、再びセンターで2つに折る折り方、端から4分の1ずつ巻き取るように折っていく折り方の3つです。長辺を折る回数によって、5つ折り、6つ折り、7つ折りなども可能ですが、同じ方向に何度も折ると、細長くなって見た目がよくありません。大判の印刷物の場合は、長辺を何回か折った後で別の辺を1回折る、あるいは長辺を1回折った後で別の辺を数回折るという折り方をするのが一般的です。
請求書等の帳票の折り方
経理担当者が普段扱うことが多い請求書などの各種帳票は、どのような折り方をすればよいのでしょうか。
帳票に使用する用紙のサイズは、必ずしも決まっているわけではありません。最近はA4で統一する会社が多くなっています。今回はA4サイズの帳票を折るパターンで折り方を紹介します。
帳票に限らず、A4サイズの書類を封筒に入れるのであれば、長辺を三つ折りにするのが一般的です。三つ折りにすることによって、もっとも折り目の数を少なくして定型郵便で送ることができます。ただし、手作業できれいな三つ折りにするのは、簡単なことではありません。フリーハンドで折ると失敗しやすいので、手作業できれいに三つ折りするための裏技をお教えしましょう。
用意するのは、三つ折りする帳票以外のA4用紙1枚だけです。
用意したA4用紙を横向きにして、三つ折りにしたい帳票の上に置きます。このとき、縦向きに置いた帳票の短辺と横向きに置いたA4用紙の長辺がきちんと揃えるようにするのがポイントです。帳票は下3分の1だけが見えている状態なので、その部分を横向きに置いたA4用紙の下の辺に合わせて折り曲げます。ガイドに使ったA4用紙を取り除き、最初に折った部分に重なるように残りの部分を折ればきれいな三つ折りになります。
ただし、この方法でも1枚ずつ折っていくことに変わりはないので、手間と時間がかかります。帳票発行件数が多い場合は、外注や封入封緘機などの活用を検討してください。
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