【徹底解説】納品書の役割とは？

2019年9月18日

• 納品書に印鑑や角印は必要？
• 納品書のFAX送付の注意点
• 納品書のメールへの添付の注意点とメール文例
• 納品書の整理方法
• 納品書の折り方
• 納品書の送り方
• 納品書の訂正方法
• 納品書の封筒の書き方
• 納品書の保管・保存期間

納品書の役割

納品書とは商品を取引先に納品する際に一緒に提出する文書であり、確かに商品を納品したことを証明するために発行します。
「商品を納品するのだから、わざわざ納品書を発行する必要はないのではないか？」と、疑問を抱く人もいるかもしれません。どのように納品書は活用され、取引を行う上で必要とされているか、取引の流れと共にご紹介しましょう。

【取引の流れ】

1. 発注側が見積もりを依頼
2. 受注側が「見積書」を発行
3. 発注側から「発注書」を発行
4. 受注側が商品の納品と同時に「納品書」を発行
5. 受注側が「請求書」を発行
6. 発注側が「支払明細書」を発行
7. 発注側が支払い
8. 受注側が「領収書」を発行
9. 受注側が領収書を受取り取引完了

上記のように、取引の流れの中で最も重要な商品の納品とその後の支払いに大きく関係する、納品書は取引を行う重要な書類である証憑書類に分類されています。

納品書には納品した証明の役割の他に、見積書通りに発注した商品が正しく納品されているかを確かめるための役割があります。誤って納品された場合に納品書と見積書または発注書と照らし合わせて確認できます。

取引の中でも納品した証として重要な役割を果たす納品書ですが、法律上発行義務はなく、納品書を発行しなくても問題はありません。しかし上記でご紹介したように、納品書には商品を納品した証の役割があり、正しく納品できているか確認をするために必要な重要文書です。そのため、多くの企業が納品書の発行を行っています。また、企業によっては納品書と請求書を兼用することもあります。事前に納品書や請求書の有無、納品後の取引内容を相談しておくと良いでしょう。

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