納品書を作成する際に必要な項目は？書き方のポイントや効率化の方法

更新日：2024年8月8日

納品書を作成するときに記載する項目

納品書の作り方として、さまざまな情報を記載する必要があります。自社のフォーマットを作成する場合は、以下の情報を盛り込むとよいでしょう。

なお、インボイス制度においては納品書も「適格請求書（インボイス）」として認められます。ただし、適格請求書として書類を発行するケースでは、プラスで必要項目を記載しなければなりません。上記と併せて、インボイス制度への対応に必要な記載事項も確認しておくと安心です。

参考：国税庁HP「No.6625 適格請求書等の記載事項」

納品書を作成する際のポイント

続いて、納品書を作成する際に押さえておきたいポイントをお伝えします。電子取引において重要となる点も解説しているため、今後納品書の電子化を検討している担当者の方は、ぜひ事前にチェックしてみてください。

フォーマットを統一する

納品書を発行する際は、まず自社の納品書の形式を統一しましょう。フォーマットが統一されていないと、受け取り側の管理業務で混乱が生じるおそれがあります。手続きでのトラブルを避けるためにも、書類を発行する体制をきちんと整備することが大切です。場合によっては、取引先から納品書の形式や記載項目を指定される可能性があります。両者で調整した上で、テンプレートを用意しておくとよいでしょう。

書き換えができない形式で発行する

従来の紙の納品書では、押印した印鑑によって改ざん防止の措置が講じられていました。同様に、納品書を電子データで発行する場合も、書類内容の偽装や改ざんなどの問題を防ぐために対策を講じましょう。

納品書を電子化する際、ファイル形式はPDFが推奨されています。PDF形式は容易に書き換えができないことや、パスワードなどのセキュリティ設定に対応できることなどから、納品書の発行に適しています。

また、必要な場合は電子印鑑の押印を行いましょう。電子印鑑の押印方法に関しては以下の記事にて詳しく解説しています。

関連記事：「電子印鑑とは？作り方や取扱方法、法的効力など徹底解説」

内容確認を十分に行う

納品書は企業間の取引を証明する重要な書類であることから、発行業務では内容に誤りがないか十分に確認する必要があります。納品物の品目・代金・個数などの内容が見積書と合致しているかをチェックし、記入間違いや見落としがないように注意しましょう。また、万が一納品後の書類にミスが見つかったら、速やかに納品書を再発行し、差し替えを行うことが必須です。

納品書をはじめとした帳票を電子化するメリットについて、詳しくは以下の関連記事で解説しています。近年は電子化を選択する企業が増えているため、ぜひ併せてお読みください。

関連記事：「帳票を電子化するメリット・デメリットは?知っておくべき法律やツール選びのポイントも解説」

納品書を作成するときによくある課題

納品書の作成に関して、多くの企業では以下のような課題が懸念されています。以降で詳しく解説しますが、これらの課題解決には、専用システムの導入がおすすめです。

納品書の作成に時間や手間がかかりやすい

納品書を用紙に手書きしたり、表計算ソフトの「エクセル（Excel）」で発行したりしているケースでは、書類の作成に多くの時間と手間がかかるのが難点です。手書きや手入力の作業では、書き間違いや入力間違い、計算間違い、転記ミスなどが起こるリスクがあります。発行する納品書の枚数が多い場合は、特に作業が煩雑になりやすいといえます。さらには、これらのヒューマンエラーを防ぐ目的の、確認作業にも多くの時間と手間がかかる点が課題です。

納品書の控えの保管が面倒

納品書の発行側は、書類の控えを一定期間にわたり保管する必要があります。そもそも納品書は取引を証明する証憑書類であるため、発行義務はないものの、発行した場合は保存が義務づけられているのです。法人の場合、税法では7年間、会社法では10年間の保管が義務づけられています。個人事業主の場合も、5年間の保管が必要です。

紙の納品書では、保管場所を確保するとともに書類のファイリング作業が発生するため、管理の手間がかかります。一方、納品書を電子データで保存するなら物理的な保管場所は不要で、システムの検索機能を使えば簡単に書類の検索が可能です。ただし、電子化した納品書は「電子帳簿保存法」の要件に従って保管しなければなりません。

上記の他にもさまざまな要件があるため、詳しくは国税庁のサイトからご確認ください。

参考：国税庁HP「電子帳簿等保存制度特設サイト」

これらの要件を満たして納品書を管理するなら、インボイス制度や電子帳簿保存法に準拠した専用システムを導入するとよいでしょう。システムを導入するだけで法要件を満たせるため、対応の手間が少ないです。

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納品書の作成・管理には専用システムが便利！

ここまで、納品書の書き方のポイントや、納品書発行を効率化する方法をお伝えしました。

納品書作成には手間がかかり、発行時にも注意すべきポイントが多々あります。例えば、書面には納品物の品目・代金・個数を記載するほか、適用税率などの情報を記載することが重要です。専用システムを使って作成・発行すれば、これらの手間を削減し、業務効率化が期待できます。システムのなかでもおすすめなのは、簡単操作で手間削減・業務効率化を実現できる「楽楽明細」です。

「楽楽明細」はシンプルで操作しやすいシステムで、現場に定着しやすいのが魅力です。インボイス制度や電子帳簿保存法に対応しているため、法対応の面でも安心できます。さらに、納品書・請求書・支払明細書・検収書・領収書といったあらゆる帳票を発行できる便利な機能が搭載されています。まとめて電子化しながら、手間を削減できるのが魅力です。

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