納品書をPDF化する方法は？PDF形式が推奨される理由やメリット、注意点

更新日：2024年8月8日

納品書はPDFでの発行が望ましい

納品書を電子データ化する場合、PDF形式が推奨されています。

PDF形式は内容を変更・訂正しにくく、セキュリティ性が高いためビジネスシーンに適しているとされているのです。また、PC・スマートフォン・タブレットなどの多様な環境下でファイルを開ける点も評価されています。
ちなみに、なかには「納品書を紙からPDFにして証憑書類として扱えるの？」と疑問に思う方もいるでしょう。結論、納品書はPDF化しても法的に有効な書類です。そもそも納品書は法的に発行が義務づけられていないため、PDF形式で出力しても問題ないと考えられています。

納品書をPDF化するメリットと注意点

納品書をPDF化すると、以下のメリットが期待できます。また、メリットと併せてPDF化する際の注意点も解説するため、ぜひ参考にしてみてください。

メリット

・業務を効率化できる

納品書をPDF化すると、紙の書類を印刷・三つ折り・封入・郵送する事務処理の手間が不要になります。これにより作業時間が大幅に削減され、業務効率化が期待できるでしょう。現場の無駄な作業をなくし、より重要性の高い業務に集中できるようになります。

・送付から受領までのスピードが速い

PDF形式の納品書なら、メールやクラウドサービスなどを介してオンライン上で授受できるため、発行日に取引先へ届けることが可能です。書類の授受が早まることは、取引全体のスピードを早めることにつながります。

・コストが削減できる

納品書をPDF形式で発行すると、ペーパーレス化によるコスト削減が可能となります。紙の納品書とは異なり、紙代・印刷代・郵送代などの費用が発生せず、経費の削減につながります。取引件数が多い場合は、より大きな効果が期待できるでしょう。

・管理がしやすい

納品書をPDF化すれば、管理作業の効率も高まります。電子化することでファイル名やフォルダ名を検索しやすいのはもちろん、書面内も、日付・取引先名・取引金額などの情報を文字一致で探せるため、該当の項目が速やかに見つかります。

注意点

納品書をPDF化するとメリットが多いものの、いくつか注意点があります。

・取引先へPDF化の旨を事前に連絡する

納品書の発行側は、PDF化に際して事前に取引先へ確認を取り、了承を得ることが必須です。また、もしも取引先が紙の納品書を希望したら、引き続き紙での対応を続けなければなりません。

・運用フローを整える

納品書をPDF化する場合、社内で電子化にともないオペレーションを再構築する必要があります。注文から納品までの運用フローを見直し、現場に周知し認識を揃えることが不可欠です。

納品書をPDF化する方法

自社で使用している既存の納品書をPDF化するには、大きく2つの方法が挙げられます。一つはワードやエクセルといった業務ソフトを使う方法、もう一つは専用システムを導入する方法です。

これから納品書のPDF化に取り組む場合、それぞれのメリット・デメリットを比較しながら、自社に適した方法を選ぶと良いでしょう。

ワードやエクセルを使う

文書作成ソフトのワードや、表計算ソフトのエクセルなどを使って納品書をPDF化する方法です。これらのソフトで文書を作成した場合、データ保存の際に出力形式を選択できるようになっています。そこでPDF形式を選択してファイルを保存すると、納品書をPDFにすることができます。

・メリット

ワードやエクセルは、ビジネスシーンで多くの企業が利用しているソフトです。すでに社内にソフトを利用している場合は、導入費用をかけずに納品書のPDF化を進められます。

・デメリット

ワードやエクセルで作成したファイルは同時編集に対応していないため、複数人で管理しにくいといえます。データ量が増えると動作が重くなるのも難点です。

また、送付の自動化までは難しく、人的ミスのリスクがあることにも注意しなければなりません。例えばメールで送付する際、宛先や添付データの取り違えなどが起こる可能性があります。

システムを導入する

専用システムを導入して、納品書をはじめとした書類を電子化する方法です。一般的には、納品書の元データをシステムにアップロードすると、自動でPDFデータを作成する機能が搭載されています。このほかにも、文書の送付や管理に特化した便利な機能が充実しているのが特徴です。

・メリット

専用システムの機能を活用すれば、データをアップロードするだけでPDF化した納品書を作成できます。また、作成だけではなく、送付までも自動化でき、ミスが許されない発行業務の負担を軽くできるでしょう。

・デメリット

専用システムを導入する場合、初期費用や月額費用が発生します。システムは業務効率化やペーパーレス化にともなうコストメリットを得られますが、そのためにも必要な機能を見極め、自社に適したシステムを選定することが大切です。

納品書のPDF化は専用システムの機能で簡単に実現できる！

ここまで、納品書をPDF化するメリットや注意点をお伝えしました。

PDF形式は容易に内容の書き換えができないことから、ビジネスシーンでよく用いられています。納品書をPDF化すると、業務効率化を推進でき、さらには紙での発行に関わるコストを削減できるのがメリットです。

その際は、書類をPDF化する機能が搭載された専用システムの導入をおすすめします。なかでもおすすめなのは、簡単操作で納品書をはじめとしたあらゆる帳票を電子発行できる「楽楽明細」です。

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