PDFの請求書は法律上有効？

はい、有効です。法律上、郵送発行した紙の請求書と、電子発行（メール添付・WEB発行）したPDFの請求書で、有効性に違いはありません。詳しくはこちらからご覧ください。

請求書をPDFで発行するメリットやデメリットは？

請求書をPDF発行に切り替える場合、取引先への連絡・個別対応などの事前準備が必要になりますが、長い目で見れば請求書を電子化するメリットは大きいです。詳しくはこちらからご覧ください。

請求書をPDF化した場合の法的な有効性は？電子化のメリット・デメリットについても解説

2024年2月9日

請求書発行を「紙」から「PDF」へ切り替える際、懸念事項があって躊躇してしまっていないでしょうか。

この記事では、請求書のPDF発行への切り替えを検討している経理担当者向けに、PDF化した請求書（電子請求書）の基礎知識を説明します。請求書をPDFで発行した場合の法的有効性や原本保存、印鑑の必要性に加え、請求書をPDF化するメリット・デメリットについても解説しますので、PDF発行への切替や経理業務の効率化をお考えの方はぜひ参考にしてみてください。

PDF化した請求書は法的に有効？

法律上は、郵送発行した紙の請求書も、PDF化して電子発行した請求書も、有効性に違いはありません。また、請求書以外の書類も紙とPDFで法律上の有効性に違いはありません。例えば、見積書・支払明細書・納品書・領収書などの帳票に関しても、PDF化しても法的に有効だといえます。

PDFで発行した請求書は原本（紙）を保存する必要がある？

PDFで発行した請求書は、わざわざ紙の原本を作成して保存する必要はありません。PDFで発行した請求書・請求書控えは、電子帳簿保存法やインボイス制度の要件を満たせば電子データでの保存ができます。その際、法対応の請求書発行システムを利用すると、少ない手間で要件に準じた保管が叶うため便利です。

PDFで発行した請求書に押印は必要？

法的には、紙の請求書であっても押印の義務はありません。しかし、日本の商習慣ではやり取りの際に押印するのが一般的です。PDFで請求書を発行する場合にも、社印（角印）があったほうが取引先の安心につながるでしょう。

電子請求書への押印については、必ずしも電子印鑑を採用する必要はありません。社印を掲載する場合、印影の画像データを貼り付けるという手法を採用する企業も多くあります。画像データを貼り付ける作業は、一般的なPDFソフトでも対応可能です。ExcelやWordで請求書を作成する場合は、元データに画像データを貼り付けてからPDF化してください。

関連記事：電子印鑑とは？作り方や取扱方法、法的効力など徹底解説

PDFで請求書を発行するメリットとデメリット

請求書をPDF発行に切り替える場合、取引先への連絡や個別対応などの事前準備が必要になりますが、長い目で見れば電子化するメリットは大きいといえます。以下のポイントを踏まえて、請求書のPDF化を検討してみてください。

請求書をPDFで発行するメリット

請求書の発行～管理業務の効率化・コスト削減が叶う

請求書をPDFで発行すると、紙で発行するよりも業務効率が高まります。郵送費や印刷費などのコストを削減できるのもメリットです。また、電子データは検索性が高く、保管場所の確保が不要な点でも利便性が高いといえます。ペーパーレス化により、経理業務の働き方改革が期待できるでしょう。

発着のタイムラグがなくなる

メールやクラウド経由でPDFファイルを送付する場合は、郵送とは異なり書類の発着のタイムラグがありません。万が一、請求書の修正や再発行の依頼が発生した場合も、スムーズに対応できます。

電子帳簿保存法の要件に適している

PDFで発行した請求書は、取引内容や取引金額などの情報を容易に改ざんできない仕組みになっています。重要性の高い請求データの管理に適した保存方法だといえるでしょう。

請求書をPDFで発行するデメリット

オペレーションの構築が必要

請求書を電子データ化するには、既存の請求業務オペレーションの再構築が必要です。例えば、承認フローの見直し、データ保存方法や保管場所のルール決め、ファイル名の統一化などが挙げられます。

取引先とのすり合わせが必要

電子取引を始める場合は、取引先に請求書をPDF化する旨を通知し、対応方法をすり合わせる必要があります。移行の2ヶ月～3ヶ月前には連絡を取り、合意を取りましょう。もしも取引先がPDFで受領できない場合は、個別で紙による対応が必要となるため注意が必要です。

導入コストがかかる

専用システムで請求書のPDF化を進める場合、システムによっては初期費用とランニングコストがかかります。導入によりコスト削減が実現され、結果的にはコスト面でのメリットが期待できるケースも多いため、費用対効果を考慮してサービスを選びましょう。

請求書をPDFで発行する際の注意点

請求書をPDFで発行する際は、以下の2つの点に留意しておくと良いでしょう。

セキュリティ対策を検討する

請求書は取引に関する重要な書類です。情報漏えいを防止するために、送付方法に応じたセキュリティ対策を講じておくべきでしょう。例えば、Adobe Acrobatの場合は、PDFファイルにパスワードを設定するといった対策が挙げられます。

発行した請求書の控えがあれば保管が必要

発行した請求書の控えには保存期間が定められています。法人の場合、事業年度における確定申告の提出期限の翌日から7年の保管が必要です。個人事業主の場合、同様に5年の保管が必要となります。また、請求書のデータは「速やかに確認できる環境を整備すること」「不正な訂正削除を防ぐこと」などの条件を満たして保存することが必須です。

参考：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」
参考：国税庁「個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について」

PDFの請求書を作成・送付する方法

ここでは、PDFの請求書を作成・送付する方法を解説します。請求書を電子化する際は、以下の方法で作成・送付が可能です。

作成方法

請求書の電子化では、Excelなどのソフトで作成する方法と、専用の請求書発行システムで作成する方法があります。

Excelの場合、保存時にPDFのファイル形式を選択することで作成可能です。請求書発行システムの場合は、自動でPDF形式で出力されます。なお、紙の請求書の場合は、文書をスキャンして読み取りPDF化するのが一般的です。

送付方法

請求書の電子データは、メール添付により送付するか、請求書発行システムの機能を利用して送付するのが一般的です。ただし、多数の請求書を1件ずつメールで送付するには多くの手間がかかります。セキュリティの観点からも、宛先間違いによる情報漏えいのリスクが懸念されます。そのため、取引先が多い場合には請求書発行システムを導入し、効率的かつセキュアに送付する環境を整えるのがおすすめです。