請求書を電子化するやり方は主に2つ！データ化の進め方や注意点

更新日：2024年8月8日

請求書を電子化するやり方は大きく2つ

請求書を電子化する場合、やり方としては「エクセルを利用する方法」と「システムを利用する方法」の2つのパターンが挙げられます。まずは、それぞれの方法の特徴とメリット・デメリットを解説します。

①エクセルを利用する方法

Microsoft社の表計算ソフト「エクセル（Excel）」を利用して請求書をデジタル化する方法です。

メリット

すでに業務でエクセルを利用している場合は、コストをかけずに請求書を電子化できます。また、エクセルの関数やマクロを活用すれば、ある程度は入力作業を自動化できる可能性があります。

デメリット

エクセルファイルは同時編集に対応していないため、複数人の担当者がリアルタイムで情報を更新することはできません。また、取引先が増えるとエクセルの動作が重くなり、ファイルの管理が煩雑になりがちです。加えて、送付までの自動化は難しく、送付先や送付形式が複数あると業務の手間が一気に増えます。

②システムを利用する方法

システムにより詳細の発行手順は異なりますが、例えば電子請求書発行システム「楽楽明細」の場合であれば、請求データ（CSVまたはPDF）をシステムにアップロードするだけで、書類を自動作成し、取引先まで自動送付することができます。

メリット

専用システムの機能では、請求書作成から送付までを自動化できるため、経理業務の大幅な効率化を叶えられます。印刷・三つ折り・封入・発送など手作業の時間と手間を軽減して作業時間を短縮したり、アラートでミスを防止したりして、現場をサポートできるのが魅力です。

エクセルとは異なり、作成方法や送付方法を自動化できます。送付先の設定が容易で、件数が多くなると煩雑になりやすい発行管理が楽になるのが魅力です。記載内容や送付先のミスを防止できます。

デメリット

専用システムを導入するには、初期費用や月額利用料といった一定の費用がかかります。システムを導入した場合、中長期的にはコストメリットが大きくなるケースが多いですが、費用対効果を見極めることが大切です。また、システム導入に合わせて運用の調整が生じ、現場では新たな業務フローを構築する必要があります。

請求書を電子化するときの社内の動き

企業が請求書を電子化するとき、社内では以下のステップで移行に取り組みます。

請求書の電子化にあたり、オペレーションの構築やシステム導入に不安があるなら、サポート体制が充実したベンダーに相談するようおすすめします。多数の導入実績に基づいて、導入から運用までをスムーズに進めるためのフォローを受けられます。

電子請求書発行システム「楽楽明細」は、導入前後のサポート体制も充実しています。サポートについて詳しくは以下のページよりご確認ください。

「楽楽明細」のサポートについて詳しく見る＞＞＞

請求書を電子化する際の注意点

最後に、請求書を電子化する際に注意したいポイントをお伝えします。請求書を電子文書に切り替える場合は、事前に取引先と企業間で合意を得るとともに、法的な要件を満たした環境でデータ保存を行いましょう。

書き換えができない形式で出力する

電子請求書は改ざん防止の観点から容易に書き換えができない形式で出力するのが望ましいでしょう。請求書などの帳簿書類を電子化するときは、書き換えできないように制限をかけられるPDF形式が推奨されています。

押印の必要性を確認する

電子請求書への押印は法的に必須ではないものの、社内の規定や取引先のルールによっては必要となる可能性があるでしょう。

電子請求書へ押印する方法は「印影を画像電子化して貼り付ける方法」「タイムスタンプなどの識別情報が組み込まれた電子印鑑を使う方法」の大きく2種類があります。書面にハンコが必要なら、システム導入時に電子印鑑も併せて検討するのがおすすめです。

電子印鑑に関して詳しくは以下の記事をご覧ください。

関連記事：「電子印鑑とは？作り方や取扱方法、法的効力など徹底解説」

電子化できない取引先の対応を確認する

請求書の受取側が電子データでの受領に対応できない場合、発行側は従来通り紙の請求書で発行しなければなりません。このように、自社がIT化しても取引先の状況次第で別途紙での対応が必要になることがあります。

電子データに対応できない取引先がいると、社内では「紙での発行」「電子データでの発行」の2つのオペレーションが混在することになります。そのため、2種類のオペレーションを進行しても混乱しないように発行フローを整理しましょう。

控えは電子帳簿保存法の要件を満たして保存する

発行した請求書の控えは電子帳簿保存法の要件を満たした環境で適切に保存する必要があります。保存期間は原則として法人で7年間、個人事業主で5年間です。

請求書を電子保存する際は、改ざん防止の措置を講じること（＝真実性）が求められます。また、文書を表示するディスプレイやプリンターを備え付けるとともに、「日付・金額・取引先」などの条件で検索できること（＝可視性）など複数の法要件を満たす必要があります。詳しい要件は国税庁のサイトからご確認ください。

参考：国税庁HP「電子帳簿等保存制度特設サイト」

請求書・請求書控えの保存方法に関しては、以下の関連記事でも解説しています。保存義務について詳しく知りたい担当者の方は、こちらもご覧ください。

関連記事：「請求書・請求書控えの保存期間は？保存の必要性や守るべきルールも解説」

請求書を効率的に電子化するなら専用システムにお任せ！

ここまで、請求書を電子化するやり方を解説しました。近年は従来の請求業務を見直し、システム等を導入してペーパーレス化に取り組む企業が多くなっています。請求書を電子化すると業務効率化やコスト削減の効果が期待でき、現場の働き方の課題を解消できるのが魅力です。
初めてシステムを導入するなら、使いやすさと手厚いサポートが特長の「楽楽明細」をおすすめします。

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「楽楽明細」で請求書を電子化し、業務効率化に成功した企業の事例は、以下のページでご紹介しています。請求業務の課題でお悩みの際は、ぜひこちらも参考にしてみてください。

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