請求書と見積書・納品書の違いと、記載金額が変わる場合の対処法
帳票は、取引を正確に記しておき、取引が実行された証拠とするために保管しておく役割を持っています。
この記事では、主な帳票として、「見積書」「納品書」「請求書」の発行手順や概要についてご説明します。
帳票発行の流れ
まず、各種帳票の発行の流れについてご紹介します。
取引先から発注に関する相談を受けると、取引契約を結ぶ前にその金額をあらかじめ記載した「見積書」を発行します。見積書を取引先に確認してもらい、取引契約を結びます。この際、必要であれば「発注書」を受領します。
商品・サービスの用意が整ったら、納品します。この際、必要な場合には「納品書」を発行します。納品の完了後に「請求書」を発行します。納品書と請求書をまとめて「納品書兼請求書」として発行することもあります。
次の項目では、「見積書」、「納品書」、「請求書」の3つの帳票類について、それぞれ個別にくわしく説明します。
見積書
見積書とは、提供する商品やサービスの内容や金額、諸条件について取引先との認識が相違ないことを確認するために発行する帳票です。見積書は取引において最初に発行される帳票ですから、取引先との信頼関係をつくる第一歩となる帳票ともいえます。
見積書の主な役割は、「取引条件をはっきり記載しておき、双方の認識の齟齬などから起こるトラブルを防止すること」と、「比較検討時に他社との優位性を明示し、取引成立につなげること」です。見積書を発行して正式な取引契約につなげるには、分かりやすい記載や早期の提出が重要になります。また、見積書には有効期限を明記することも大切です。
もし、見積書に記載した金額と、実際の請求金額が異なる可能性が見積もりの段階から予測される場合は、見積書の「備考欄」にその旨を明記しておくとよいでしょう。また、思い違いによるトラブルを防ぐために、税抜と税込両方の金額を記載しておくとよいでしょう。
関連記事：見積書の書き方マニュアル
納品書
納品書は、取引先に商品やサービスを納入するときに提出する帳票です。商品やサービスに関する明細が記載されており、それらが納入先・購入者へ正しく届けられているかどうかを確認・証明する役割を持っています。
納品書の発行義務はありませんが、業種によっては、納品した商品やその数量の間違いなどを防止し、トラブルを未然に回避するために発行するケースがあります。
請求書が「代金の請求があること」を通知する帳票であることに対し、納品書は「いつ、何を、いくつ納品したのか」を確認してもらうために発行する帳票です。
納品書には、見積もりの時点と取引条件に付いて変更等がない場合は、見積書と同様の内容を記載します。見積書とそろえて確認できるよう、書式や表記をそろえて発行することが望ましいでしょう。
関連記事：納品書の役割とは？
請求書
請求書は、商品やサービスの納品が済んでから、その代金の支払いを求めるために発行する帳票です。
請求書の発行パターンには2種類あり、締め日に発行する方法を「掛売方式」、納品するタイミングで発行する方法を「都度方式」といいます。都度方式の請求書は、納品書を兼ねた「納品書兼請求書」という形で発行される場合もあります。
関連記事：請求書の書き方マニュアル
請求書が見積書通りの金額ではない場合
見積書に記載された金額と請求書上の金額は、一致しているものと考えるのが一般的です。しかし、提供する商品やサービスによっては、見積書と請求書の金額が完全に一致しないケースもあります。
商品やサービスの提供過程での都合により、見積書と異なる金額を請求することとなった場合、必ず請求書を発行する前に取引先にその旨を伝え、金額が変わることに了承を得てから発行するようにしてください。事前に話し合いを済ませ、双方の協議によって請求金額が変わるのであれば問題ありません。
また、請求書の備考欄には見積書の記載と金額が異なる旨を必ず明記し、取引先にもすぐに事情が伝わる状態にしておくようにしましょう。
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・見積書テンプレート
・請求書テンプレート
・納品書テンプレート
・請求書兼納品書テンプレート
まとめ
今回ご紹介した「請求書」、「見積書」、「納品書」に領収書を加えた4つが、主な帳票です。
取引先との良好な関係を継続するためにも、帳票類は適したタイミングで正確に発行しましょう。
ヒューマンエラーによるミスが起こるリスクもあります。
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