【経理向け】請求書発行システムの選び方

監修者：冨川和將（税理士） 2020年7月6日

請求書の発行業務は、印刷や折り・封入作業など、大変手間のかかる業務です。これらの手作業による発送業務を少しでも効率化できるのが、「請求書発行システム」です。

そこで今回は、毎月の請求書発行業務を担当している経理担当者向けに、請求書発行システムとはなにか、請求書発行システムの選び方などについて説明します。

請求書発行システムとは

請求書発行業務を手作業で行う場合、販売管理システム等のデータを元に請求書を作成して印刷し、封筒に封入して郵送します。締日の関係で、請求書発行の担当者は月末などに集中して多忙を極めることも少なくありません。

これらの「請求書発行の手間」を削減できるのが、請求書発行システムです。請求書発行システムを活用すれば、自社で使用する販売管理システムから請求書の作成に必要なデータを取り込むだけで、請求書を発行できます。

例えば、WEB請求書発行システム「楽楽明細」では、取引先のニーズに応じて、WEB発行・メール添付・郵送代行・FAX送信の4通りの方法で請求書を発行できます。

請求書発行システム導入のメリット

請求書発行システムを導入すれば、これまで手作業で行ってきた業務の負担を大きく軽減できます。実際に、どのような点において大きな効果を発揮するのか以下に説明します

請求書の印刷・封入作業が無くなる

請求書発行システムを導入すると、請求書の「印刷・押印・折り・封入作業」の手間を大幅に削減でき、請求書発行にかかる時間をおよそ95%削減できます。（※月間500件、年間6,000件発行の場合（ラクス試算））

請求書発行の手間削減だけでなく、用紙代やインク代、封筒代や郵送代、人件費などのコストも削減可能です。

郵便局への持ち込み（局出し）や、メール送付の手間が省ける

取引先が少なければ手作業でもよいですが、取引先が多いと請求書の発行を手作業で行うのは大変です。請求書発行システムを活用すれば、請求書送付の手間をかけずに、間違いなくスムーズに顧客に届けられます。

請求書の再発行依頼にすぐ対応できる

請求書を再発行したい場合も、請求書発行システムであれば、システム上で修正してすぐに再発行が可能です。印刷・封入作業や、郵便局へ行く手間がかかりません。

請求書発行システムの選び方

請求書発行システムを導入する際は、自社で使いやすいシステムを選んでください。せっかく請求書発行システムを導入しても、自社の運用フローにうまく乗らないと大変です。以下に、請求書発行システムの選び方について説明します。

自社の請求書発行件数を確認する

まずは、自社で毎月発行している請求書のおおよその件数を確認してみましょう。

導入を検討する場合は、毎月100～200通以上の請求書を発行しているかどうかを目安にすると良いでしょう。請求書の発行件数が多ければ多いほど、短期間で請求書発行システム導入の効果を実感できます。

販売管理システムとの連携可否を確認する

自社で使っている販売管理システムとのデータ連携が可能かどうかは、請求書発行システムを選ぶうえでの大きな要素になります。

既存のシステムと連携できるのか、自動化は無理でもデータを扱えるファイルの形式、たとえば汎用性のあるCSVやPDF形式でエクスポートやインポートができるのかなどについても確認しておく必要があります。

郵送代行サービスの有無を確認する

取引先によっては、どうしても請求書を電子発行でなく紙で発行してほしいというケースも出てきます。

このような例外に対応するため、オンライン発行に加えて、郵送代行サービスやFAX送信機能もついた請求書発行システムを検討する事をおすすめします。

料金プランを確認する

各社、請求書発行システムの公式サイトに記載されている料金プランは、あくまでも概算であるケースが多いです。自社に合ったシステムで運用するにはどのプランが最適なのか、よく吟味する必要があるでしょう。

資料請求をしたり、実際に問い合わせてヒアリングしてもらうと間違いがありません。導入企業の実例などを交え丁寧に説明してくれるところを選ぶと良いでしょう。

同業種での導入実績があるか確認する

たくさんある請求書発行システムの中から、自社に最適な1つを選び出すのはなかなか大変です。片っ端から試すのも一つの手ですが、時間もかかるうえ担当者の負担も大きく現実的ではありません。

そのようなときの判断材料として、システムの導入実績はとても参考になります。同業種で似たような規模の会社での導入実績があれば、自社の運用も安心できるのではないでしょうか。公式サイトで請求書発行システムの導入事例が説明されていたり、業種別の導入事例集が確認できたりしますので、ぜひ参考にしてみてください。