請求書の電子化は義務化された？デジタル化を進める方法やメリット

2024年9月20日

請求書の電子化は義務化されている？

2024年7月現在、一部の書類については電子化が義務化されています。

具体的には、電子データで受け取った請求書などの書類については、2024年1月から電子保存が完全に義務化されています。システムやメールで受け取った請求書・領収書などの国税関係帳簿書類のデータは、紙に印刷して保存することが認められず、電子データのまま保存することが求められています。

国税関係帳簿書類の電子的な保存に関する制度や改正内容は、国税庁のホームページで確認できます。保存義務のある対象書類や条件について詳細は以下のページをご覧ください。

参考：国税庁「電子帳簿保存法の内容が改正されました」

電子化の義務を怠った場合の罰則

先ほどお伝えしたように、電子データで受け取った請求書に関しては、電子保存が義務となっています。こちらに違反した場合、企業としての信頼を損なうだけでなく、以下のような罰則の可能性があることを理解しておきましょう。

青色申告の承認を取り消される

災害などのやむを得ない事情がある場合を除き、電子データで受け取った請求書を電子保存しない事業者は、青色申告の承認を取り消される可能性があります。あくまでも違反の程度に応じて判断がなされ、ただちに取り消しとなる事態は考えにくいものの、十分に注意しておきましょう。

青色申告の承認を取り消されてしまうと、多くのデメリットが発生します。例えば、所得税の特別控除（最大65万円）が受けられなくなったり、その年に発生した赤字額を翌年の黒字と相殺できなくなったりなど、事業者の税負担が大きくなるのが注意点です。

追徴課税される

追徴課税は請求書をはじめとした国税関係帳簿書類を正しく電子保存しておらず、申告漏れなどの不備が見つかると生じるペナルティです。

電子データ保存のルールを守らないと不備が生じるリスクが高まります。また、ルールを守らずに発生した申告漏れは悪質性が高いと判断され、納めるべき税額とペナルティを含めて、追加で課税される可能性も考えられるでしょう。

悪質な場合は罰金を科される可能性がある

ビジネスシーンで電子帳簿保存法のルールに従って書類を保管しない場合は、会社法において書類が適切に管理されていないとみなされるおそれがあります。この場合、会社法第976条において過料に処すべき行為として、100万円以下の罰金を科される可能性があります。

参考：国税庁「電子帳簿保存法一問一答 問42」「電子帳簿保存法が改正されました」
　　　デジタル庁「会社法 第九百七十六条」

請求書の電子化を進めるメリット

請求書を電子化すると多くのメリットが期待できます。最後に、企業が請求書を電子化すると具体的にどのようなメリットが期待できるのか、その一部をご紹介します。

業務効率化を図れる

請求書を電子化すると、印刷、三つ折り、封入、発送の作業が不要になるため、手間を大幅に削減できます。また、ペーパーレス化によりファイリングの作業や保管スペースが不要になり、紙の原本の紛失や破損などのリスクも心配なくなるので、バックオフィス業務の大幅なコスト削減も実現できるでしょう。

さらに専用システムを活用すれば、システム上の帳票データを反映させて請求書発行を自動化できます。請求書の作成や送付の作業が自動化すれば、作業の手間がなくなるのはもちろん、人的ミスの低減にもつながるでしょう。

社員の働き方を改善できる

近年はDXの観点からバックオフィス業務の電子化に取り組む企業が多くなっています。在宅勤務やテレワーク（リモートワーク）の推進を行いたい企業も増えているでしょう。そんなとき、クラウド型の専用システムを利用すれば、テレワークに適した業務環境を速やかに確保し、請求業務をオンラインで進められます。

今回触れた電子請求書の義務化に関する法律は、今後も改正される可能性があるでしょう。新たなルールは電子化を推進する方向で変更される可能性が高いため、順次電子化に取り組むようおすすめします。

また、上記で一部ご紹介の通り、請求書を電子化することでさまざまなメリットが期待できます。請求書を電子化するメリットについてさらに詳しく知りたい方は、以下の関連記事も併せてご覧ください。

関連記事：「請求書の電子化とは？メリットやデメリット、導入のポイント」

法要件を満たして請求書を電子化するなら専用システムがおすすめ！

ここまで、請求書の電子化に関するルールをご紹介しました。2024年7月現在、電子データでやりとりした請求書は、電子データのままでの保管が義務付けられています。

また、電子化による業務効率化や働き方改革の推進が期待されていることから、法改正に合わせて、請求書の電子化を進める企業が増えています。電子化を進める際は、最新の電子帳簿保存法などの法制度の要件を遵守することが必要です。

法要件を守りながら、書類の発行から発送までを自動化するなら、専用システムを導入するとよいでしょう。専用システムなら、シェアNo.1^※のクラウド型電子請求書発行システム「楽楽明細」がおすすめです。

※デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド帳票発行サービスの市場の実態と展望」（ミックITリポート2023年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/2023/）における「売上シェア」、「導入社数シェア」第1位

「楽楽明細」は、簡単操作で請求書・見積書・納品書といったあらゆる帳票を電子発行できる便利なシステムです。

シンプルな画面と操作性に加え、導入前後のサポート体制が充実しているため、システム導入に不安がある方にも安心してご利用いただけます。また、電子帳簿保存法に対応しているので、法律に準拠した適切な環境で書類を効率的に発行・保管できます。

「楽楽明細」で請求書を電子化し、業務効率化に成功した企業の事例は、以下のページでご紹介しています。請求業務の課題でお悩みの際は、ぜひこちらも参考にしてみてください。

「楽楽明細」の導入事例を見る＞＞＞

詳しい料金や機能については、無料でお送りしている資料でご案内しています。まずはどうぞお気軽にお問い合わせください。

【無料】３分でわかる！電子請求書発行システム「楽楽明細」資料はこちら＞＞＞

請求書発行の手間を削減したいあなたへ

発行業務の手間削減にはシステムの導入がおすすめです！

電子請求書発行システム「楽楽明細」は、
請求書や支払明細などのあらゆる帳票をWEBで発行。
印刷・三つ折り・封入・発送の手間とミスをゼロに！

無料 3分でわかる詳しい資料をプレゼント！ メールで資料を受け取る 業務効率化の成功事例をご紹介！ 事例集をもらう