手書きの請求書の書き方は？記載項目や発行を効率化する方法を解説

2024年3月29日

請求書を手書きで作成しても問題ない？

請求書は手書きで作成することも可能です。請求書に記載すべき要素がもれなく含められているのであれば、手書きであっても法的には問題がありません。その一方で、近年は請求業務の効率化の観点から、手書きの請求書は避けられる傾向にあります。新たにシステムを導入して電子請求書に切り替える企業も少なくありません。

なお、請求書を手書きで作成する企業が減っている理由について、詳しくは以降で解説します。手書きと電子請求書で迷っている担当者の方は、ぜひ以降の見出しも参考にお読みください。

手書き請求書の書き方

請求書に記載する項目

請求書に記載する項目は以下の通りです。このうち①～⑥は国税庁が記載を推奨する項目となっています。ただし、確実に代金を回収する・トラブルを防ぐといった目的で⑦～⑧の支払期日や自社の口座情報まで明記するケースが多くなっています。さらに、インボイスの登録事業者の場合は、⑨のインボイスの登録番号も記載するようにしましょう。

【請求書に記載する項目】

参考：国税庁「No.6625 適格請求書等の記載事項」

書面には上記の必要な情報の抜け漏れがないよう、確実に手書きしてください。なお、請求書作成のルールについて以下の関連記事で詳細に解説しています。手書きを行うにあたり請求書作成を基本からおさらいしたいときは、本記事と併せてぜひお読みください。

関連記事：「請求書の作成・送付の基本は？書類の役割やスムーズな発行のポイントを解説」

作成時のポイント

改ざんができない形式で作成する

書類を手書きで作成するときは、請求情報の不正な書き換えを防ぐために、改ざんできない形式で記入することが重要です。ボールペンなどの文字を消せない筆記用具を使って書きましょう。また、ビジネスシーンでは黒色のインクを使用するのがマナーです。

押印をするケースが多い

法律上、請求書の押印は不要とされていますが、日本の商習慣的に請求書に押印するルールを設けている会社が多いです。一般的に相手先との円滑なやりとりのために印鑑が必要な場合には、ビジネスマナーとして捺印するようにしましょう。

請求書を手書きで作成する企業が減っている理由

近年は、請求書を手書きで作成する企業が減っている傾向にあります。その主な理由として、紙の請求書のデメリットが挙げられるでしょう。

手間がかかる

請求書には、請求金額のほか発行日や支払期限などの日付、具体的な商品・サービスの内容、請求先の会社名や住所など記載すべきことが多くあります。そのため、手書きをする際の負担が多いのが難点です。また、万が一記載ミスや計算ミスが発生した場合、通常は請求書の再発行が必須となります。書類は取引先に提出するものなので、原則として二重線や訂正印による書き直しや変更は行いません。そのため、手書きでは再発行が必要な場合もより負担や手間がかかります。それに加えて、発行した請求書の控えを保管する際はファイリング作業の手間がかかり、保管場所を確保しなければなりません。

コストがかかる

手書きの請求書の発行や管理に関わるさまざまなコストも、理由の一つとして挙げられます。紙の請求書は、印刷や郵送に費用がかかるのが注意点です。近年は郵送費の値上げが続き、請求書の件数が多い企業では負担が増加しています。また、書類の印刷・三つ折り・封入といった単純作業に人件費がかかることにも注意が必要です。単純作業の時間がコア業務を圧迫し、残業代が発生することもあります。

世の中の流れ

昨今のビジネスシーンでは経理業務のDX化や業務効率化を推進する流れが見られます。電子帳簿保存法の要件緩和やインボイス制度の開始のタイミングで、手書き請求書から電子請求書に切り替えペーパーレス化に取り組む企業が増えている状況です。こうしたさまざまな背景から、請求書の作成方法や送付方法を見直す動きが始まっています。

手書きの請求書から電子請求書への移行を進めるならシステムの導入がおすすめ

電子請求書発行システムとは、請求書を電子データで発行・送付する機能を搭載したシステムです。システムを利用すると、請求書を手書きで作成する場合に社内で発生する、書類の記載・内容の事前確認・管理者による承認・三つ折り・封入といったあらゆる業務を効率化できます。システムを活用すれば、「請求書作成の効率化」「承認スピードの向上」「送付作業の自動化」といった多くのメリットが期待できるでしょう。

「楽楽明細」で電子請求書への移行を実現しましょう！

ここまで、手書き請求書の書き方や作成時のポイントをお伝えしました。 請求書は手書きで作成しても問題ありません。ただし、手書きでは多くの作業負担が生じ、人的ミスのリスクがあることから、近年のビジネスシーンでは電子請求書へ移行する動きが始まっています。その際は、請求書の発行業務を自動化してラクにする電子請求書発行システム「楽楽明細」をお役立てください。

「楽楽明細」なら、請求書をWEB上で発行して自動で取引先へ送付できます。請求書発行業務において手間のかかる印刷・封入・三つ折り・発送の作業がゼロになるので、業務効率化の実現が叶います。 また、手作業を自動化すれば書き間違いなどのヒューマンエラーを減らせるので、請求書作成担当者の負担を軽減することが可能です。

さらに、電子化によって紙の印刷・封入・郵送が不要になると、便利なだけでなくコスト削減にもつながります。郵送料金の値上げによる影響を受ける心配もありません。シンプルな画面と簡単な操作で、現場に定着しやすい点も「楽楽明細」の魅力のため、手書きの請求書を電子化するなら、ぜひ「楽楽明細」の導入をおすすめします。

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手書きの請求書に関するQ&A

Q1.インボイスは手書きでも大丈夫？

インボイス（適格請求書）の様式については法令で決まりがないため、インボイスに必要な記載内容を網羅していれば、手書きの書類でもインボイスとして認められます。なお、多くの項目を手書きする手間がかかる点に留意しましょう。

参考：国税庁「インボイス制度に関するＱ＆Ａ　III 適格請求書発行事業者の義務等　問26 手書きの領収書 」

Q2.法人でも請求書を手書きして良い？

たとえ法人であっても、請求書を手書きで作成することは可能です。ただし、毎月多くの取引先とやり取りする法人では、手書きよりも効率的に作成や管理ができることから、PCなどで請求書を発行する方法が主流となっています。

Q3.手書きの請求書を受け取った場合の取り扱いは？

取引先から手書きの請求書を受け取った場合は、紙のまま保管する方法と、スキャナなどを使って電子データ化して保存する方法があります。スキャナ保存すると、読み取った後の紙の請求書を破棄できるため、ファイリングの手間や保存スペースの確保が不要になるのがメリットです。スキャナ保存の要件について詳しくは国税庁のサイトでご確認いただけます。

参考：国税庁「スキャナ保存関係」

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