帳票とは？請求書・納品書など、いまさら聞けない帳票の種類と役割を解説！

2016年12月1日

帳票とは？請求書・納品書など、いまさら聞けない帳票の種類と役割や機能を解説！
経理担当者にとって、毎日目にする書類、それが帳票です。請求書や納品書などを当たり前に帳票として処理していても、「帳票」とはなんなのかいまいちよく分かっていない……という方もいるのではないでしょうか。

例えば、「伝票」との違いはわかりますか？

今回は、帳票の定義や種類について詳しく紹介します。この機会に、しっかり頭に入れましょう。

帳票とは？帳票の定義

帳票とは、証拠として使う記録という意味があり、「帳簿」と「伝票」の両方を指す会計用語です。「帳簿」とは、会社や店舗で行われる取引を記録するものです。「伝票」は、お金の動きなどを記入するものです。

言葉が似ていることから「帳票」と「伝票」を混同して使っている人もいますが、実際には「伝票」の方が網羅する書類の範囲が狭いです。

日々行われる様々な取引を記録し、取引が実際にあったことを証拠として示すのが帳票の役割です。

帳票の種類を紹介

帳票の種類１.帳簿

主に、会社の経営状況を把握するための書類です。

仕訳帳：総勘定元帳：仕訳帳をベースに、勘定科目（金額の名目を表す科目）ごとに分類した書類です。複式簿記では必須の会計書類です。
総勘定元帳：仕訳帳をベースに、勘定科目（金額の名目を表す科目）ごとに分類した書類です。複式簿記では必須の会計書類です。
現金出納帳：現金の出入りをまとめた書類です。
預金出納帳：口座上の取引をまとめた書類です。
買掛帳（仕入先元帳）：仕入先ごとに取引を管理した書類です。
売掛帳（得意先元帳）：得意先ごとに取引を管理した書類です。
経費帳：必要経費をまとめた書類です。
固定資産台帳：減価償却が必要な固定資産をまとめた書類です。

帳票の種類2.伝票

主に、日々の取引ごとに発生する書類です。帳簿を証明する書類でもあります。

入出金伝票：お金の出入りを1件ずつ記録した書類です。
見積書：報酬・費用の見込額を書面に記載したものです。
請求書：取引先に金銭を請求する書類です。
納品書：サービス・商品を相手方に納品したことを証する書類です。
領収書：金銭を受領/支払いしたことを証する書類で、経費を支払った証拠に使います。

帳票書類の保存期間

企業の会計情報を証明する帳票書類は、法律で保存が義務付けられています。

帳票の法人税法上の保存期間

帳簿については、保存義務は7年間です。ただし、欠損金が生じた事業年度については9年間の保存が必要です。

領収書等の伝票については、法人であれば7年（欠損金が生じた場合は9年）、個人であれば5年の保存が必要です

帳票の会社法上の保存期間

会社法上は、10年間の保存期間が定められています。ですから、最低でも10年間は帳票書類を保存しておくようにしましょう。

帳票書類の保存方法

原則として、帳票書類は紙での保存が必要です。パソコンで作成した書類でも、プリンターで印刷して紙でファイリングしなければなりません。

しかし、3ヶ月前までに税務署に申請書を提出して承認を受けることで、電子データのまま帳簿を保管することが可能です。また、契約書・領収書など以外の一定の書類は、スキャナーでデータ化した書類の保存でもOKとされています。

事業規模が大きくなるほど、帳票は増え、保管や管理のコストが膨らみます。法律の範囲内で上手に電子データを利用して保管することも検討しましょう。

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電子帳票が主流に

従来、請求書などの帳票は紙で印刷し郵送で発行するのが一般的でしたが、最近はパソコンの普及に伴い電子帳票の発行に移行する企業が増えてきています。

電子帳票システムを利用して請求書などの電子帳票を電子発行すると、手間のかかっていた印刷・封入・郵便局への投函などの時間が削減でき、紙代・郵送代などのコスト削減にも繋がります。中にはWEB請求書発行システム「楽楽明細」のようにクラウド型のシステムで月額数万円から導入できるシステムも出てきており、今後電子帳票が主流になることでしょう。