支払明細書とは？書き方や請求書、領収書との違いなど徹底解説

監修者：谷澤 佳彦（税理士） 更新日：2023年2月22日

支払明細書はどんな書類？

支払明細書は、支払義務が確定した取引に対して発行する書類です。
例えばクレジットカードを利用した場合、いつ・どこで利用した支払いに対しての請求か、日時や利用施設、企業名、支払い対象の商品名など事細かに記入された書類が発行されます。それらの書類を支払明細書、もしくは支払通知書、請求明細書なとど呼びます。支払う時、しはらってもらう時のいずれでも発行されますが、企業間取引においては「支払う側」が発行するケースがほとんどでしょう。

なお、法律で「支払明細書」の作成・提出の義務や、形式が定められているわけではなく、必要に応じて活用する書類として、広く認識されています。

支払明細書を発行する目的

① 取引先と取引内容を確認するため
企業間の取引では、請求内容に相違がないことを確認するため、通常は支払う側が支払明細書を発行し、支払いの詳細を通知します。

② 支払う金額を説明するため
給与の支払明細書など、支払う側が支払いの内訳を詳細に説明するために発行します。受け取る側も、支払われた内容が詳しく把握できるためトラブル防止にも役立ちます。

③ 経費として計上する際の証明書とするため
バス代や地下鉄代など、領収書やレシートなどの支払い証明書がなく立て替え払いをしたことの証明として、支払明細書を作成することがあります。一般的に経費精算などで利用されます。

支払明細書の主な種類

次に、支払明細書が活用される代表的な例を4つご紹介します。

賞与や給与の支払明細書

賞与や給与の支払明細書は、企業側が従業員などに給与を支払う際に発行される支払明細書です。一般的に、給与支払明細書として広く認識されています。また、退職時に支払われる退職金に関しても、支払明細書を会社から受け取れます。

業務委託の支払明細書

業務委託の支払明細書は、企業が外部の企業や個人に対して業務委託を行い、その報酬を支払う際に発行される支払明細書です。支払明細書に記載する日付は業務委託相手に料金を支払った、もしくは支払う予定の日付を記載します。

講師料の支払明細書

講師料の支払明細書は、講義や講演会、イベントなどで外部から講師の人などを招いた場合に発行される支払明細書です。企業ではなく一個人である講師の人からは、領収書を頂くことが困難なこともあるでしょう。そのような場合には支払明細書を作成し、封筒に講師料と一緒にコピーした支払明細書を同封するのがベターです。

配当金の支払明細書

個人所有の株で配当が生じた場合には、「配当金支払明細書」が発行されます。また、会社側が株主に対して配当金を支給する場合には、支払通知書と支払明細書を兼用することがあります。

支払明細書の作成方法・書き方

次に、支払明細書の作成方法や書き方について確認していきましょう。

支払明細書の作成方法

支払明細書には、文具メーカーなどから発売されている既製品のひな形に手書きで記入する方法と、パソコンで支払明細書を作成する方法があります。
特にビジネスで使用する書類をパソコンで作成する際は、エクセルなどの表計算ソフトを活用するケースが多くあります。自社でエクセルを用いて一から作成することも可能ですが、あらかじめ作成されたテンプレートを活用するのもおすすめです。

支払明細書の書き方

支払明細書に記載する主な項目は次の通りです。ここではエクセルで支払明細書を作成する場合を例に書き方を説明します。

1. 書類名
エクセルを開き、新規に作成する準備を行いましょう。次に、一目見ただけで支払明細書とわかるよう、一番上に「支払明細書」と大きめに明記します。

2. 発行日
発行した日付を「支払明細書」と記入した右横などに明記します。日付を記載することで、トラブルを未然に防ぎましょう。
• 正：令和〇年〇月○日
• 誤：日付未記入

3. 相手先の企業名や氏名
相手先の企業名や氏名などを明記しましょう。また、企業名と氏名を記入する場合、「御中」の使用には気をつけてください。「御中」と「様」を同時に使用してしまうと、二重の敬称になってしまうため注意が必要です。
• 正：○○企業　○○様
• 誤：○○企業御中　○○様

4. 発行側の企業名や氏名
支払明細書を発行する側の企業名や氏名を明記しましょう。発行する側の情報がなければ、支払明細書として成立しません。

5. 押印
正式な書類であることを証明するために、角印（会社印）を企業名や住所と一部被るように押印しましょう。

6. 取引内容（内訳・金額）
支払義務が生じた日付や内訳（商品の名前、数、単価）、それに対する小計などを一目でわかるように表を作成し、金額の総合計も明記します。その際、小計やそれに対する消費税額（％含む）も明記しましょう。

※記載項目は法的な規定があるわけではないため、ある程度は自由なレイアウトが可能です。

以上が、支払明細書に必要となる基本的な項目です。これを参考に、事業内容や用途に合わせてカスタマイズしてください。また、既製品に手書きで記載する際も、項目の順番は多少前後しますが基本部分は一緒です。そのため、ひな形に沿って明記しましょう。

支払明細書と請求書、領収書との違いは？

支払明細書と似ている用途をもつ書類として請求書や領収書があります。それぞれの違いをご紹介します。

支払明細書と請求書の違い

支払明細書は前述の通り、支払義務が発生した料金に対する内訳などが明記された書類であり、支払明細書そのものが支払いを要求するものではありません。

一方で請求書は、支払明細書に記載された内訳の総合計金額の支払いを請求するための書類です。支払明細書は請求書の内訳として請求書と合わせて相手先に提出したり、これから相手側に支払う金額や内訳に相違がないか確認するために事前提出したりすることもあります。

支払明細書と領収書の違い

領収書は請求した代金を受け取ったことを証明する書類です。領収書は請求した側が発行します。支払明細書は、あくまで請求前の取引内容を確認する目的のための書類であるため、領収書とは目的が異なります。

確定申告に支払明細書は必要なのか？

支払明細書は、確定申告時に必須なものではありません。

確定申告では、1年間の自身の所得を定められた期間中に計算を行い、税務署に申告及び納税しなければなりません。ただし、1つの企業に雇用されているビジネスパーソンは、年末調整の手続きの一環として源泉徴収が行われます。そのため、確定申告自体が不要であり、支払明細書も申告する必要はありません。

しかし、本業で得られる給与の他に副業や株、家賃収入などがある場合には確定申告が求められます。その際、給与を支払う企業側が発行する源泉徴収書と一緒に、副収入で得ている収入を証明する明細書が必要となるでしょう。なお、計算上で支払明細書が必要な場合もありますが、確定申告で提出する必要はありません。

また、個人事業主などの場合には、事業収入から事業を行う上で発生した必要利益を差し引いた事業所得を申請します。その際には、必要経費として支払った領収書などを計上することが求められ、確認のためには支払明細書が必要となる場合もあるでしょう。ただし、確定申告時に支払明細書の提出等は不要です。

なお、支払明細書は法的に定められた書類ではありません。そのため、支払い料金を受け取った側および料金を支払う側ともに保管する義務はありません。

支払明細書の作成にはテンプレートを活用しよう

支払明細書をパソコンで作成する場合は、エクセルを活用するケースが多いでしょう。一から自分で作成することもできますが、必要な項目を押さえたテンプレートであれば、入力するだけで良いので簡単に作成できます。
無料でダウンロードできるエクセルテンプレートの他、有料で販売されているもの、あるいは「楽楽明細」のように帳票発行のクラウドサービス内で利用できるものもあります。支払明細書の作成に不安のある方などは、必要に応じて活用してみてください。

支払明細書をシステムで電子化するメリット

支払明細書はテンプレートを活用すれば簡単に作成できますが、取引先への送付においては、請求書などと同様に紙での送付が必要な場合も多く、印刷、封入、郵送の手間がかかります。また、支払明細書をPDFなどにデータ化してメールで送信する場合は、宛先間違いなどの誤送信に注意が必要です。

このような手間や誤送信をなくすためには、支払明細書の作成から送付（郵送）までの一連の作業を完結できるシステムを活用することをおすすめします。システムで支払明細書を電子化すれば速やかに取引先に届けることが可能となり、誤送信のリスクも低くなります。

支払明細書等の帳票発行システム「楽楽明細」とは

「楽楽明細」は、支払明細書や請求書、納品書などのあらゆる帳票をWEB上で発行し、発行先に応じてWEBやメール、郵送、FAXで自動発送するサービスです。

支払明細書の発行を電子化すれば、印刷・封入・発送の作業がゼロになり、発行業務の手間が削減されます。また、紙の場合よりも保管・管理がしやすくなるというメリットもあります。

また、紙代・印刷代・封筒代・郵送費などのコストも削減できるでしょう。支払明細書を圧着はがきで送っているという場合は、切手代や圧着印刷機（メールシーラー）等にかかるコストも削減できます。

詳細資料の他に、無料デモンストレーションや無料トライアル、コスト削減シミュレーションも用意しておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

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支払明細の発行業務を効率化した事例

ここで、実際に「楽楽明細」を導入した企業様の事例をご紹介します。

「月間800件の支払明細発行稼動が延べ７日から3日に半減！」

医療業界を対象にした雑誌、書籍、教材など様々な刊行物を手掛けられている株式会社メディカ出版様では、金額・件数の集計、明細書の印刷、封入、発送といった一連の支払業務に延べ7日間ほどかかっていましたが、「楽楽明細」導入によるWEB移行後は延べ2～3日で済むようになりました。支払業務の工数を短縮できたおかげで、月末月初にかたよる請求や経費精算などの月次業務を分散することができ、請求業務以外の効率化にも繋がっています。
株式会社メディカ出版様の導入事例はこちら＞＞＞

まとめ

今回は支払明細書についてご紹介しました。支払明細書はさまざまなビジネスシーンで活用される書類です。法的に必ず作成しなければいけない書類ではありませんが、利便性や信頼性を高める目的で一般的に用いられています。ビジネスパーソンであれば、正しい見方や書き方を理解しておきましょう。

支払明細書の発行を紙から電子に切り替えると、経理担当者の方の印刷・封入・発送の手間をゼロにし、紙代・印刷代・封筒代・郵送費などのコストを削減することができます。業務効率化を図るためにシステム導入と業務フローの見直しをぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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