【5分で分かる！】封筒の印刷方法や印刷ソフトをご紹介！

2019年11月11日

封筒を印刷する場合の注意点

「作業負担が大きい宛名の記載作業をカットして、効率化を図りたい」と考えている、あるいは様々なダイレクトメールや企業から封書が届く中で、「封筒に自社のロゴマークを印刷したい」「オリジナルの封筒を作成して差別化を図りたい」と考えている事業者は少なくないでしょう。そこで、今回は封筒宛名を印刷する方法や印刷時の注意点について詳しくご紹介します。

宛名を封筒に印刷したい

請求書や見積もり、挨拶状といった封書を送る際には、必ず宛名や差出人記載が必要となります。しかし、莫大な数の宛名を１つ１つ封筒に記載していくのは、思いのほか時間を要する作業です。そのため、時間がいくらあっても足りず、封筒に宛名を印刷して作業を短縮化したいと考える人は少なくありません。

差出人情報を印刷したい

差出人情報が印刷された封筒を用意すると大変便利であり、様々な用途で封筒を活用することが可能となります。差出人が印刷された封筒の活用方法は、以下の通りです。

▼宛名を記載するだけで、書類を郵送することが出来る
▼手渡しで書類を渡す際に、相手先の氏名を記入するだけで済む
▼手渡しで現金を渡す際に、相手先の氏名を記入するだけで済む

ロゴマークを封筒に印刷したい

数多くのダイレクトメールや封書と差別化を図るために、自社のロゴマークを印刷したいと考える人もいるでしょう。親しまれた自社のロゴマークが封筒に印刷されているだけで、目につきやすく見落としなどを防ぐための材料となります。

封筒に印刷する際の注意事項

実際に既製品の封筒に印刷する際には、以下の点に注意が必要です。

既製品の封筒の表面をベタ塗りすることは避けましょう。これはのり付けされた封筒に印刷する場合に限りますが、のり付けされている部位にシールが貼られているので封筒の厚みは均一ではありません。そのため、表面全体をベタ塗りすると色にムラや段差が生じ、イメージしていた完成象とは異なった仕上がりになることが予想されます。

封筒に印刷するデザインは印刷範囲内に納める

封筒に印刷できる範囲はあらかじめ定められているため、印刷可能範囲内にデザインを納めることが必要です。また、印刷可能範囲内であってもムラや段差により、イメージしていた完成象とは多少異なる場合があります。

郵便番号の赤枠

郵便番号の赤枠が既に既製品に設けられている場合、定められた郵便番号枠に郵便番号を印刷することは可能です。ただし多少のズレが生じる可能性があり、調整が必要となります。

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封筒のテンプレート

封筒に宛名や差出人を印刷するためのテンプレートが、無料で配布されています。これらを活用する際は、配布元の使用条件などを確認してからダウンロードしましょう。なお、インターネット上で配布されているテンプレートを利用する場合、Excelなど専用のソフトが必要です。用意していない際には各自で準備する必要があります。

また、インターネット上には数多くのテンプレートがありますが、使用にはウィルス感染などのリスクを伴います。そのため、信頼のあるサイトからダウンロードするようにしましょう。

Word　テンプレート

サイト名：[文章]テンプレートの無料ダウンロード

[文章]テンプレートの無料ダウンロード＞＞＞

＜特徴＞
丁寧に解説された説明書が付属しているために、「ダウンロードしたけど、利用方法がわからない」などの状況を回避することが可能です。ロゴマークを取り入れることが可能です。

サイト名：○愛MARUAI

○愛MARUAI＞＞＞

＜特徴＞
ビジネスで使用するシンプルな封筒から、デザイン性のある封筒印刷まで行うことが可能です。長形３、長形40、長形4、角形2、角形3、角形5、角形8、洋形１、洋形2、洋形3、洋形4、洋長3の封筒に印刷できるテンプレートがあります。

封筒印刷ソフトのご紹介

印刷業者やWord・Excelを使用した印刷方法が複雑で分からないという方におすすめなのが、封筒印刷ソフトです。宛名や差出人を印刷することに特化したソフトであれば、複雑な操作や設定は必要ありません。宛名や差出人情報を入力するだけで、簡単に印刷することが可能となります。

以下が、宛名印刷に特化したソフトの一例です。ソフト購入やダウンロード、更には使用料金が発生する場合もあるため、各ソフトの使用方法を確認してから利用しましょう。

ソフト名：筆まめ

筆まめ＞＞＞

＜特徴＞
年賀状製作ソフトとして有名な筆まめですが封筒に印刷する機能もあり、年賀状を作成する要領で封筒に宛名や差出人を印刷することが可能です。

ソフト名：筆ぐるめ

筆ぐるめ＞＞＞

＜特徴＞
有名な年賀状製作ソフトとして筆まめに並ぶ筆ぐるめは、機能も充実しており、封筒に宛名や差出人を印刷することが可能です。

ソフト名：はがきデザインキット

はがきデザインキット＞＞＞

＜特徴＞
郵便局が無料で提供する（一部有料）はがき製作ソフトです。年賀状製作の際に活用するソフトですが、封筒に宛名や差出人を印刷することが可能です。

ソフト名：二刀流宛名印刷

二刀流宛名印刷＞＞＞

＜特徴＞
ビジネス用とプライベート用に住所録を分けて管理でき、ハガキだけではなく封筒印刷にも対応しているフリーソフトです。

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封筒に印刷したい場合の方法

封筒へ宛名や差出人を印刷したい場合には、以下の選択肢の中から自身にあった印刷方法を選択しましょう。

印刷業者に発注

印刷業者に発注すると、コストが発生してしまいます。しかし、もっとも簡単に封筒へ差出人情報である住所や企業名、電話番号、ロゴマークなどを印刷することが可能です。なお、更に宛名を印刷したい場合には、宛名印刷ソフトやWord等を活用して宛名を印刷する必要があります。

宛名印刷ソフトを活用

宛名印刷ソフトを活用する場合は宛名印刷ソフトに顧客データを登録し、宛名と差出人情報を印刷しなければなりません。印刷に使用するプリンターに対応した封筒やハガキを使用しなくてはならず、自身が使用するプリンターのタイプがインクジェットプリンタかレーザープリンターか、さらに使用予定の封筒がプリンターに対応するかの確認も必要です。

Word、Excelを活用する場合

Word・Excelで宛名や差出人情報を印刷する場合には、上記でご紹介したようなテンプレートを活用する、または一からデザインを作成しなければなりません。そのため、多少なりWordやExcelの知識やスキルが必要となります。しかし、宛名印刷ソフトや業者に発注するケースよりも自由にレイアウトやデザインができるため、オリジナル封筒を作成する場合にはおすすめです。

今回は、封筒に宛名や差出人情報を印刷する方法や印刷ソフトについてご紹介しました。宛名や差出人情報を封筒に印刷することで、作業負担を劇的に改善することが可能です。また、それまで必要だった作業時間をコア業務へ充てることができるため、業績向上にも繋がるでしょう。
「楽楽明細」には書類送付時に負担となる宛名や差出人情報の記載作業、書類の封入、送付までをサポートするサービスがあります。「楽楽明細」のご利用をお考えの際には、お気軽にご相談下さい。

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