領収書を電子発行するには？メリットやデータ保存の注意点について

更新日：2025年2月17日

領収書は電子発行しても法的に問題ない？

領収書の電子発行は、紙の領収書と同様に、法的に有効とされています。電子発行した場合も、紙の領収書と変わりなく扱うことが可能です。そもそも領収書の発行形式は法的に厳密に定められているわけではありません。電子化してもこれまでと同様に経費精算ができるためご安心ください。

なお、領収書を電子取引する場合は電子帳簿保存法の要件に則ってデータを保存する必要があります。発行側は“控え”を保存する際に電子帳簿保存法を守らなくてはなりません。

領収書を電子発行に切り替えると、取引先と書類を電子的に授受するフローに変わることもあるでしょう。領収書を含む国税関係帳簿書類を電子保存する際は、「改ざん防止の措置を取る」「日付・金額・取引先で検索できるようにする」「ディスプレイやプリンターを備え付ける」といった要件を満たした、適切な保存方法を整えましょう。

以下の関連記事では、電子帳簿保存法に準拠した環境を整備するための重要なポイントを解説しています。法的なルールについて知りたい経理担当者の方は、こちらも併せてご覧ください。

関連記事：「領収書を電子化する際に守るべきルールとは？法的効力や注意点」

領収書を電子発行するメリット

領収書を電子発行すると、以下のメリットが期待できます。ペーパーレス化によってコスト削減や業務効率の向上が期待できるので、領収書はデータ化して保管するのがおすすめです。

メリット➀：印紙代のコストを削減できる

領収書を電子発行に切り替えると、収入印紙が不要となるので、印紙代のコストを削減できます。印紙税は紙で作成した文書に対して課税されるため、電子発行した文書には貼付する必要がありません。このほかに、ペーパーレス化によって用紙代・インク代・封筒代などのコストまで削減できます。領収書の発行方法を変えるだけで、経費を大幅に節約できるのがメリットです。

なお、領収書に貼付する印紙税額は、領収書の記載金額に応じて決められています。記載金額が高額になるほど印紙税額も高くなるので、収入印紙が不要になればコスト削減の効果も大きくなるでしょう。記載金額ごとの印紙税額については以下の一覧表でご確認ください。

【売上代金に係る金銭又は有価証券の受取書（領収書）の印紙税額】

出典：国税庁HP「印紙税額の一覧表（第1号文書から第20号文書まで）」

メリット➁：領収書発行業務を効率化できる

領収書を電子発行する場合は、印刷・三つ折り・封入・郵送の手間が全てなくなります。紙媒体のように書面に印鑑を押したり、封筒に宛名を書いたりといった事務作業がなくなることで、経理担当者の負担を軽減できるのがメリットです。

さらに、専用の電子帳票システムによって業務フロー全体を電子化すると、領収書の自動発行が可能となり、より効率的になります。例えば、データ入力を自動化したり、申請ミスを自動で検知したりできるので、書類発行やチェック作業の効率化を実現できるでしょう。

領収書を電子発行する方法

領収書を電子発行する方法には、「ワードやエクセルを使用する方法」と「システムを導入する方法」の2つのパターンがあります。電子化すると基本的にメリットが期待できるものの、発行方法により違いがあるため、自社に適した方法を検討しましょう。

ワードやエクセルを使用する方法

「ワード（Word）」や「エクセル（Excel）」などのソフトを利用して領収書を作成する方法です。作成した領収書は、メールで送信したりクラウド上にアップしたりして送付します。

メリット

既に多くの企業が業務で使用しているソフトのため、導入コストを抑えられます。また、現場の担当者がソフトの使い方に慣れているため教育コストがかからない点もメリットです。

デメリット

領収書の項目や金額を手入力するので、入力ミスや転記ミスなどのリスクに注意が必要です。また、あくまで領収書を電子発行するのみで、業務フロー全体の効率化はできません。

システムを導入する方法

電子領収書を発行できる専用の電子帳票システムを導入する方法です。電子領収書の発行からまで幅広い業務をシステム上で完結できます。

メリット

専用の電子帳票システムを活用すると、電子領収書を自動発行できます。具体的には、印刷・三つ折り・封入・郵送といった手作業をなくせるのに加えて、領収書の発行や送付、申請内容のチェックまで自動化できるのがメリットです。業務フロー全体の自動化により業務効率化や人的ミスの削減といった効果が期待できます。また、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法律に準拠したシステムを導入すれば、法改正で新たに施行された要件にもスムーズに対応できます。

デメリット

専用の電子帳票システムを利用するには初期費用や月額費用など一定のコストが発生します。ただし、多くのケースでは導入後のコスト削減や業務効率化の効果によって、結果として費用面でのメリットを得られることが多いです。

領収書の電子発行は業務全体を自動化できる専用システムがおすすめ

ここまで、領収書の電子発行に関する基礎知識や、電子発行するメリット、電子発行する方法を解説しました。紙の領収書を扱う場合は、印刷や発送準備の手間がかかります。このほかに、原本のファイリングや保管スペースの確保など、保管方法に関しても多くの手間がかかるのが難点です。 しかし電子発行すれば、これらの業務効率に関する課題を解決できる可能性があります。特に効果的なのは、専用システムで領収書発行業務全体を自動化する方法です。領収書の電子発行にも対応した「楽楽明細」なら、手間のかかる経理業務がラクになります。

魅力➀ あらゆる帳票を発行できる

領収書のほか、請求書・見積書・納品書・支払明細書・検収書など、請求業務に必須のあらゆる帳票を発行できます。また、既存の帳票デザインを再現したテンプレートも作成可能です。

魅力➁ 簡単に操作しやすい

わかりやすくて直感的に操作できるシンプルな画面設計なので、システムが得意でない方にも簡単にお使いいただけます。領収書の発行側・受領側ともに便利にご利用いただけます。

魅力➂ ボタンをクリックするだけで書類を送付できる

発行した領収書は、「WEBからダウンロード」「メール添付」「郵送代行」「FAX」などの方法で送付できます。やり取りする企業ごとに送付方法を選定することも可能です。

以下のページでは、「楽楽明細」の導入によって作業時間を削減した事例をご紹介しています。ぜひ併せてご覧ください。

GMOソリューションパートナー株式会社様の事例

以下のページでご紹介するのは、「楽楽明細」の導入によって月間約600件の請求書・領収書を発行する手作業を削減した企業様の導入事例です。印刷・封入作業が不要となることで、月間10時間の作業時間を削減したほか、郵送費や印紙代の削減も実現しました。

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記事執筆者紹介

株式会社ラクス「楽楽明細」コラム編集部

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