【徹底解説】ペーパーレス化のメリット・デメリットとタブレットや会議システムの有効性
この記事の目次
そもそも「ペーパーレス」とは？
「ペーパーレス」という言葉をご存知でしょうか。英語では「紙を使わない」という意味ですが、オフィスにおいては紙ではなくPDFデータを用いて文書保管を行うことなどを示します。
ビジネス上で「紙」は、なくてはならない物として幅広く認識されています。見積書や請求書はもちろんのこと、契約書や台帳を文書として保管するうえで、必要不可欠なものでしょう。しかし近年、エコの観点や、保管場所の準備・経費削減の観点から疑問視されることも多くなっています。
近年ではパソコンやモバイル端末などを利用したビジネスが当たり前になってきていますが、ペーパーレス化へ影響はあったのでしょうか。
1970年代に一度、端末の普及により企業はペーパーレスに舵を切ると予想され、多くのOA機器を取扱う企業がペーパーレスを謳いました。しかし実際は、インターネット回線やパソコンを全社的に整備できる企業はごく一部にとどまり、ペーパーレスは先延ばしにされ続けてきました。
1990年代には、大多数の企業が、インターネット回線やパソコン、コピー機などのOA機器を保有するようになり、紙の大量使用が当たり前になりました。そのため、エコやコスト削減の観点からペーパーレスの考えが広まり始めました。
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ペーパーレス化の普及
「ペーパーレス」という考えは私たちの生活の中にも少しずつ普及していき、さまざまなものが紙から、データやデジタルへと移行しています。下記の一覧は、紙からデータやデジタルへと移行しているものの一例です。
- 電車の切符→ICカード
- 新聞→デジタル化
- 雑誌→デジタル化
- 書籍→デジタル化
- 漫画→デジタル化
- 手紙→メール
紙で保存しなくても良い書類は？
2000年代に突入して「e-文書法」（いーぶんしょほう）が施行され、ビジネスにおける一部の文書が「データ化が可能な文書」として認められるようになりました。下記が、「データ化が可能な文書」として認められているものの一部となります。
- 見積書
- 納品書
- 検収書
- 請求書
- 領収書
これらの書類が紙からデータでの管理へ変わったことで、ペーパレス化が進み2000年当初は1200万トンだった紙の需要量が、2010年代には約20％減の995万トンまでに減少しました。
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ペーパーレス化のメリットとデメリット
次にペーパーレス化のメリットとデメリットを確認してみましょう。
ペーパーレス化のメリット
- 印刷コストが削減できる
- 管理がしやすい
- 端末さえあれば、いつどこでもデータを確認できる
- セキュリティ対策がしやすい
- 環境に優しい
- 保管場所が要らない
上記のように、ペーパーレス化を実現することで、さまざまなメリットが生まれます。中でも印刷コストの削減や、管理のしやすさ、どこにいてもデータを確認できる、といった利点は業務の効率のアップにもつながるでしょう。
ペーパーレス化のデメリット
- データ化できない書類も存在する
- メモや書式スタイルに制限がある
- インターネット回線に影響される
- データ消失リスクもある
- 端末や種類によってデータが開けない場合もある
- データ管理に不向きな人もいる
やはり一番のデメリットは、インターネット回線や端末などの環境に影響されやすい点と言えるでしょう。インターネット回線のトラブルや端末の故障などが起きた場合には、データ化した書類が見られなくなってしまいます。そのため、バックアップが欠かせません。
ペーパーレス化を実現する方法
次にペーパーレス化を実現させるにはどうすればいいのかをご紹介しましょう。
タブレットや電子データの導入
まずは書類データを作成するためのパソコンや、スキャン可能なコピー機、インターネットネット回線（Wi-Fi）を確保しましょう。特にスキャン可能なコピー機を導入することで、導入前に印刷し保管している書類をデータ化し保管することが可能です。
また、タブレット端末を導入することもおすすめします。例えば、営業先で相手に書類を提示しながら商談などを行う場合、大量の書類を持参したにも関わらず「大切な書類を忘れてしまった」などのトラブルも見受けられるでしょう。しかし必要なデータを保存してあるタブレット端末を１つ持参することで、そういったリスクを回避できるため、大変便利です。
ペーパーレス会議システムの導入
会議にも、沢山の書類や資料が必要となります。しかし、社員で共有できるシステムを設置して会議用の書類や資料をデータ化したものをシステムへ送り、会議時にシステムにアクセスすることで、印刷することなく必要な書類や資料を必要な人員で共有することが可能です。
大量の書類や資料を印刷する時間や労働を省くことで、業務の効率のアップにも繋がります。
ペーパーレス FAXの導入
ペーパーレスFAXは通常のFAXとは異なり、FAXで受診した情報をデータ化してそれらを共有フォルダから閲覧できるため、紙に印刷する必要がありません。これまでFAXで受信した情報は、紙で受け取るのが当たり前でしたが、ペーパーレスFAXを導入することで、コスト削減に繋がります。
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ペーパーレス化の成功事例と失敗事例
次に、ペーパーレス化の成功例と失敗例をそれぞれご紹介しましょう。
ペーパーレス化の成功例
とある大手銀行では2019年1月にデジテル取引を行う支店を設け、入金から振込、税金支払いなどあらゆる銀行での取引をペーパーレス化しました。これによって、通帳や振込明細などのコストを抑えるだけではなく、人件費コスト削減や業務の効率アップが見込まれ、2023年までにはデジタル取引を主とする支店を70～100店舗に展開させる構想があると発表しています。
また、別の企業ではタブレットと文書データの共有システムを導入し、ペーパーレス化を実現することで、印刷コストの削減や、会議用資料の準備の手間の削減につなげたといいます。合わせて、これまで課題となっていた、稟議書の承認もスムーズに行えるようになるなど、データ化・ペーパーレス化を進める事で得られるメリットは多岐にわたります。
ペーパーレス化の失敗例
ペーパーレス化に見られる失敗例の多くは、「紙からデータ化に移行する過程でシステムに慣れなかった」ことに尽きます。紙の書類はその場でメモを書き込んだり、２種類の書類を見比べたりすることが容易です。しかしデータ化した書類は、これらが簡単には行えません。
これらは、パソコンやタブレットで操作・編集する知識があれば可能ですが、知識がない場合には紙でなくデータであることを不便に感じることも多く、「紙からデータ化に移行するシステムに慣れなかった」ことが理由となってペーパーレス化に失敗してしまいます。
ペーパーレス化を実現する請求書WEB発行システム「楽楽明細」
「楽楽明細」ではペーパーレス化を実現させるために、請求書や支払明細などあらゆる帳票をwebで発行・発送します。請求書や支払明細書をデータ化することでペーパーレスだけではなく、書類を郵送するための準備の手間、郵送代、相手先に到着までのタイムラグまでも省くことができ、コスト削減や業務の効率アップに繋げられるでしょう。また、web発行された請求書や支払明細などは、端末さえあればいつどこにいても相手先が受け取ることができます。データが一元化され、管理が容易なため、相手先にも負担がなく大変便利です。
ペーパーレス化をお考えの際には、お気軽にご相談ください。
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