バックオフィス業務とは？効率化のメリットや方法とは

2019年10月12日

バックオフィスとは

バックオフィスとは、経理や総務、人事、法務、財務などといった「顧客と直接対峙することの無い」社内向けの職種や業務のことを呼ぶビジネス用語です。近年では求人広告でも経理や総務といった業務を担当する人員を募集する際は「バックオフィス業務」などの単語が活用されています。

反対に、営業や販売、カスタマーサポートなど「顧客と直接対峙する」職種や業務のことはフロントオフィスと呼びます。
フロントオフィス業務は売り上げに直結するため注目されがちですが、こういったフロントオフィス業務を後方からサポートするのがバックオフィス業務です。バックオフィス業務は売り上げに関わりませんが、事業を運営する為に必要な事務業務を行います。

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バックオフィス業務に含まれる職種の例

バックオフィス業務と呼ばれる代表的な職種には、経理や人事、総務、法務、財務、庶務などがあげられます。まずは、これらの職種について詳しく業務内容をご紹介しましょう。

経理

経理は、事業を運営する上で必要な売上、仕入、給与、税金、保険といった会社のお金の収支や支出を正確に管理する部門です。1年間の事業活動で得た利益や資産、負債の報告をする為の決算なども行います。

人事

人事は、人材に関する業務全般を指します。主に社員の採用、教育、評価、配置などを行う部門です。
顧客や直接売り上げに直結することがないことから、バックオフィス業務に分類されています。

総務

総務は、他の部署では扱わないが会社にとっては必要であるバックオフィス業務の全てを担う部門です。企業により様々ですが、情報セキュリティの管理、株主総会運営、社員の健康を管理する福利厚生業務など業務内容は多岐に渡ります。

法務

法務とは、企業における法律関連の事務業務を担当する部門です。主な業務内容としては、会社の法律に基づいた契約・取引を円滑に行うコンプライアンス対応、社内規定の整備、顧客や取引先とのトラブルへの法的応対などがあります。

財務

財務とは、事業を運営するために資金計画を立て、銀行からの融資や株式の発行、投資などを行い、運営資金を確保する部門です。経理はすでに使った「過去のお金」を管理しますが、財務は「将来使うお金」を管理します。

庶務

庶務とは、一般事務と言われることもありますが、あらゆるバックオフィス業務を担う部門です。資料作成やファイリング、電話対応、備品管理・補充、伝票処理、郵便物発送、社外での手続を済ませるなど、その業務は多岐に渡るでしょう。各部署に庶務業務を行う人員が配置されている場合もあります。

バックオフィス業務を効率化させるメリット

バックオフィスは事業を運営する上で欠かせない業務ですが、効率化することで以下のメリットが生まれます。

人件費削減

バックオフィス業務の改善点を洗い出し効率化を図ることで、人件費削減に繋げることが可能です。事業を運営するために、人件費は必要不可欠となります。しかし経費削減を考える際には、必ず課題となるほどに支出額の割合は高く、バックオフィス業務の効率化は事業を運営させるための手立てとしても考えられているのです。

他の業務に集中できる

バックオフィスの効率化を図ることで今までバックオフィスを行っていた人員を他の業務に集中させることができます。その結果、業績向上にも繋げることが可能です。

従業員のモチベーションの向上

バックオフィス業務を改善することで、一人当たりが負担する業務内容が軽減され、結果的に従業員のモチベーションの向上や改善に繋がります。

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データを分析し改善案を出す

バックオフィス業務の効率化を図るためには業務内容をデータ化させ分析し、洗い出すことで改善案を見いだすことが可能となります。一見、無駄がないように見える業務内容もデータ化することで、１つの業務にどれだけの人件費や時間を要するのかが明白となり、改善案を出すことが出来るでしょう。

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バックオフィス業務を効率化させる方法

バックオフィス業務を効率化させるための方法は、以下の通りとなります。

• アウトソーシングの利用
• クラウドサービスの利用

これら2つを使い分けることで、バックオフィス業務の効率化が可能となります。どのような業務が改善されるのか、それぞれ詳しくご紹介しましょう。

アウトソーシングの利用

アウトソーシングとは、日本語で外部委託を意味する言葉です。その名の通り、外部からそれら業務を担う人員やサービスを購入し補う事を指します。専門な知識を必要とする業務、を委託することで、効率的に業務タスクを進められるでしょう。さらにコストを抑えることが可能であり、多くの企業でアウトソーシングは活用されています。

クラウドサービスの利用

インターネットが普及した近年、インターネット上でバックオフィス業務をサポートするクラウドサービスも利用され始めています。アウトソーシングと異なる点は、インターネット上で全ての作業を行うという点です。自社のパソコンにソフトをダウンロードする必要がなく、インターネット環境とパソコンやタブレット端末があれば、どこにいても作業を行うことができます。その為、出張先や出先、隙間時間にクラウドサービスを利用できます。

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バックオフィス業務を効率化して、社内全体の改善を！

バックオフィス業務で、アウトソーシングやクラウドサービスを活用することができる代表的な職種は以下の通りです。自社で必要となる職種を見極め上手く活用することで、社内全体の事業運営の改善へ繋げることも可能となります。

アウトソーシングの利用

経理

経理をアウトソーシングすることで、簿記などの専門知識を持った人員を確保する必要がなくなります。

財務

経営状態をプロの視点からコンサルティングすることが可能となります。

法務

専門知識を持ち合わせていない場合にも、アウトソーシングを利用することで会社法に基づいた契約・取引を円滑に行うことができます。

庶務

書類や資料作成、それらの発送までを補い、フロントオフィス業務のサポートを主に行うアウトソーシングを利用することで、フロントオフィス業務を円滑に行うことができます。

人事

給与計算や社会保険、税金納付などの業務をアウトソーシングで補うことで、専門知識を持った人員確保が不要になります。

総務

総務の内容は企業毎に異なるため、自社が求める業務内容を補えるアウトソーシングを選択しましょう。

秘書

アウトソーシングを活用することで、スキルを持った人員を確保する必要がなくなります。

WEBサイト運用

専門知識を持った人員を確保する必要がなくなり、顧客ニーズに合わせたサイト運営が可能となります。

クラウドサービスの利用

経理

クラウド上で経理全般の業務を行い、銀行口座やクレジットカードと連携することで更なる効率化を図ることができます。

庶務

請求書や見積書の作成、発行、発送までをクラウドサービスで補うことが可能となり、効率化を図ることができます。

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バックオフィス業務の重要性

バックオフィス業務は顧客に接する機会がなく、直接売り上げに繋がる業務ではありません。しかし、バックオフィス業務がしっかり行われなければ事業が成り立つことはなく、事業運営には欠かせない業務です。バックオフィス業務の効率化は様々なメリットを生み出すことから、その重要性が再確認されています。

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