経理の役割がRPAで自動化される？再認識すべき経理の付加価値とは

2020年9月15日

経理業務はやることが多く、コア業務に時間をさくことが難しいこともあります。しかし、数年後のことを考えると、今から効率的な仕事のやり方を身につけることが大切です。

今回は、経理業務が将来的に自動化される可能性や、経理業務を効率化するシステムについて紹介します。

バックオフィス業務全般がRPAやAIで自動化される？

経理などのバックオフィス業務に限った話ではありませんが、近い将来、さまざまな仕事がRPAやAIで自動化されるといわれています。

今後は、自動化が難しい高付加価値な仕事がより求められる

特に、事務作業の多くはRPAやAIのシステムが代わりに行えるといわれています。ということは、これから先はより専門性の高い知識や技術力を持っていなければ、職を失う可能性さえあるのです。終身雇用が保証されるという時代は、とうに終わりを迎えたといっても過言ではありません。

経理を担当している人は、目の前にある事務処理を、ミスなく終わらせることも確かに大切でしょう。しかし、今受け持っている仕事ばかりにとらわれていると、仕事がなくなってから後悔することになるかもしれません。というのも、今までも時代の移り変わりとともに、なくなってしまった仕事はたくさんあるからです。たとえば、タイプライターは手書きの時代に重宝されていた仕事ですが、ワープロやパソコンが普及してからはすっかり見かけなくなりました。このことからも分かるように、時代に合わせたスキルを身につけなければ、仕事にありつくことができなくなってしまうリスクさえあるのです。そのため、経理の仕事が完全に自動化されてしまう前に、機械にはできないような高い付加価値を持つことが重要です。

RPAに限らず、さまざまなシステムで経理業務は効率化できる

RPAやAIだけでなく、様々なシステムによって経理の仕事は自動化が進んでいます。それでは、具体的にどのような作業が自動化されているのか、下記で詳しく説明していきます。

経理の仕事をただ単にこなすのではなく、これからは単純な作業をいかに効率化し、コアな作業に時間をあてられるかが焦点となるでしょう。そのためにも、自動化システムを導入し、単純な作業にかかる負担を減らすことがおすすめです。

経費精算

経費精算システムを導入すれば、経費精算が楽にこなせるようになります。主な機能としては、領収書の読み取り機能、クレジットカードの利用明細や交通系ICカードのデータ取り込みが挙げられます。交通費の計算に関しては、乗換案内が内蔵されているシステムもあります。乗換案内が内蔵されていれば、領収書に記載されている駅の区間を選ぶだけで、正規の交通費を素早く確認できるのです。

経費精算で手間のかかる交通費の計算も自動でできるようになるため、社員の不正行為や清算時のミスを防ぎやすくなります。他にも、電子帳簿保存法に対応しているソフトならば、電子保管ができるようになるので、いちいち紙での保管をしなくて済むようになります。さらに、ワークフローがついているシステムを採用すると、案件に不備があったときに承認者が担当者に差し戻ししやすいため、業務の効率化が図れるでしょう。また、案件を終わらせた担当者が、どの承認者や決裁者に回せば良いかも分かりやすくなるのでとても便利です。

帳票発行

紙の帳票を発行するには、「印刷・封入・折り作業・郵便局への持ち込み（局出し）」という一連の作業が発生しますが、帳票発行システムを導入すれば、これらの作業をゼロにする事ができます。

例えば、WEB帳票発行システム「楽楽明細」なら、帳票データのCSVまたはPDFをアップロードするだけで、発行先に応じて「WEB」「メール添付」「郵送」「FAX」のいずれかの方法で、自動で割り振り発行できます。
帳票の印刷・封入・発送作業がゼロになるので、帳票発行の手間を大幅に削減する事ができます。

データ入力

電子帳簿保存法の改正によって、スキャナーで取り込んだ帳票も、データで保存しておくことができるようになりました。そのため、経理業務で時間のかかりやすいデータ入力は、スキャナーやOCRを積極的に活用しましょう。スキャナーで取り込んだデータは画像で保存されますが、OCRを使えば簡単にテキストデータ化できます。

テキスト化さえできれば、仕訳帳の記録も簡単に行えるようになります。とはいえ、テキスト化されたものを仕訳して記録するのは、領収書や請求書の量が多ければ時間が取られるため、中々面倒なものです。そこで、仕訳帳に記録する手間さえ省きたいときは、仕訳を自動で行ってくれるシステムを使うのも1つの手です。スキャナーで読み込んだデータを自動でテキスト化し、仕訳できる経理のシステムを利用すれば、業務時間を短縮することができるでしょう。会社のスキャナーを使わなくても、個人のスマホカメラで撮ったデータをテキスト化できるソフトもあります。どのソフトや機器を使うかは、自社の経営スタイルに合わせて選ぶことが大切です。