請求書をペーパーレス化するメリット・デメリット！進め方やQ＆A

2025年1月17日

近年のビジネスシーンでは、請求業務をデジタル化する便利なサービスが登場し、「ペーパーレス化（＝これまで紙で行っていた業務や、文書管理業務などを電子化すること）」を推進する企業が多くなっています。

ペーパーレス化は、DX推進・働き方改革・環境保全などの観点から政府も推奨しています。毎月必ず発行するので、取引先が多いほどペーパーレス化による業務改善効果が高まり、実施する価値があるといえるでしょう。

自社の請求書をペーパーレス化するには、具体的にどのように取り組めばよいのでしょうか。この記事では、請求書のペーパーレス化の進め方を解説します。

請求書の電子化について詳しくは以下の関連記事で解説しています。併せてご覧ください。

関連記事：「請求書の電子化とは？メリットやデメリット、導入のポイント」

ペーパーレス化しても請求書の法的効力に問題はない

電子請求書と紙の請求書は同等の書類と見なされます。そのため、ペーパーレス化にともない、紙の請求書を電子請求書へ移行した場合も、書類の法的効力は認められます。

一般的に請求書をペーパーレス化する際は、「PDF」のファイル形式で発行するのが推奨されます。PDFファイルは、パスワードをかけたりファイルのコピーを制限したりする設定ができるので、セキュリティ対策がしやすいためです。内容の改ざんや情報漏えいの対策をきちんと行えば、運用上も問題ありません。

請求書をペーパーレス化するメリット・デメリット

続いて、請求書をペーパーレス化するメリット・デメリットを解説します。経理部門の担当者の方は、ペーパーレス化によってこれまでの業務がどう変わるか理解しておきましょう。

メリット

➀コスト削減につながる

ペーパーレス化によって、紙の請求書の印刷や郵送にかかる費用が不要となり、コスト削減につながります。取引件数が多い企業ほど大幅なコスト削減の効果を実感できるでしょう。特に、2024年10月以降は郵便料金の値上げを背景に、電子取引への移行を検討する企業が多くなっています。

関連記事：「【2024年】郵便料金値上げの内容は？企業への影響と対策方法」

➁業務効率化できる

ペーパーレス化すれば、請求書を発行する際に従来のような印刷・三つ折り・封入・発送の手間がかかりません。また、請求書を電子保存すると管理業務を効率化できます。例えば、必要な書類を検索機能で速やかに参照可能です。ほかにも、社内の申請ミスや取引先のトラブルなどで書類を再発行するとき、システム上で簡単かつ迅速に対応できます。

➂発行にかかる時間を短縮できる

請求書をペーパーレス化すると承認業務がオンラインで完結するので、担当者が出先からWEBで対応できるようになります。テレワーク（リモートワーク）で勤務する際、書類へ捺印するために出社する必要がありません。また、発行した請求書はクラウドサービスやメール添付などオンライン上で授受できるので、タイムラグなく送付できます。このように取引全体のリードタイム短縮が期待でき、経理業務の遅延による入金遅れのリスクを避けやすくなるでしょう。

デメリット

➀オペレーションを再構築する必要がある

請求業務をペーパーレス化する場合は、既存のオペレーションの再構築にともない、請求書を発行する手順方法が大きく変わる可能性があります。その際は、社内で承認のステップや取引の流れを電子的に整備する手間がかかるのが注意点です。

➁一定のコストがかかる

請求書のペーパーレス化へ向けて専用システムを導入すると、導入・運用に一定の金銭的なコストが発生します。さらにはマニュアルの作成など、社員に運用方法を教育するコストもかかるでしょう。

ただし、導入費用やランニングコストの負担が生じても、最終的には業務効率化によりコスト面でのメリットが期待できるため、ペーパーレス化に取り組むのがおすすめです。

請求書のペーパーレス化を進める方法

請求書をペーパーレス化する方法として、主に「エクセル（Excel）を活用する方法」と「専用システムを導入する方法」が挙げられます。ここでは、それぞれの対応方法についてご紹介します。

エクセルを活用する方法

表計算ソフトのエクセルを使って請求書を作成する方法です。オンラインで提供される無償のテンプレートをダウンロードして利用すれば、コストを抑えて電子請求書を発行できます。ただし、エクセルで請求書を作成する場合は項目や数値を手入力する手間がかかり、かつ手入力にともなう人為的なミスが懸念されます。

システムを導入する方法

専用システムで請求書を発行し、業務フロー全体のペーパーレス化を推進する方法です。専用システムには、事前に登録したマスタデータに基づいて自動的に請求書を発行する便利な機能が搭載されています。自動化で手入力の手間を省くとともに、入力や転記のミスを軽減できるため安心です。それだけでなく、システム上で承認を行い、あらゆる書類を電子的に発行できるので、業務フロー全体を容易にペーパーレス化できます。

このように、請求書のペーパーレス化には2つの方法がありますが、費用対効果を考えるとシステム導入のほうがおすすめできます。エクセルはコストをかけずに始めやすいものの、承認や発行の自動化・効率化までは対応できません。導入費用やランニングコストがかかるものの、業務効率化によるコストメリットのあるシステム導入をご検討ください。

関連記事：「請求書を電子化するやり方は主に2つ！データ化の進め方や注意点」

請求書をペーパーレス化する際のポイント

請求書をペーパーレス化する際、社内外で以下のポイントを押さえて準備を進めるとよいでしょう。ペーパーレス化の推進で重要なポイントをお伝えします。

取引先の合意を得た上で進める

請求書をペーパーレス化すると、受領側・発行側の双方の請求業務に影響が生じます。ペーパーレス化の準備段階で余裕をもって取引先と連携し、合意を得た上で取り組みを進めましょう。なお、引き続き紙媒体でのやり取りを求める取引先がある場合は、一部の企業のみ紙ベースで対応する必要があります。

関連記事：「請求書の電子化依頼メールの書き方｜取引先への伝え方のポイント」

法制度の要件に沿うように電子化をする

ペーパーレス化へ向けて請求書をデータ保存する場合は、電子帳簿保存法の要件を守りましょう。電子データでやり取りした請求書は、「改ざん防止の措置を取る」「日付・金額・取引先で検索できるようにする」といったルールを守って保存することが必須です。詳しいルールは国税庁の特設サイトから確認できます。

参考：国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」

セキュリティ体制を整える

ペーパーレス化した請求書を安全に保存するために、社内のセキュリティ体制を整備することが大切です。情報漏えいなどのインシデント発生時に備えてオペレーションを整備しておきましょう。また、前述したように、電子帳票書類はパスワードなどの設定によってセキュリティ対策を強化できるPDF形式での発行が推奨されています。

請求書のペーパーレス化でよくある質問

請求書のペーパーレス化に関するよくある質問と回答をご紹介します。ペーパーレス化の取り組みで悩んだらぜひ参考にしてみてください。

Q1. 紙の請求書をスキャンして送ってもよい？

紙の請求書をスキャンして送信しても構いません。その際は、電子帳簿保存法における「スキャナ保存」の要件を守りましょう。具体的には、スキャナ保存の期限・スキャナで読み取る際の解像度・タイムスタンプの付与などに関して要件が定められています。詳しくは以下の国税庁サイトでご確認ください。

スキャナ保存の要件について詳しくはこちら

Q2. ペーパーレス化した請求書にはどのように押印すればよい？

請求書をペーパーレス化した場合、押印には「電子印鑑」が用いられます。電子印鑑とは、通常の印鑑と同様の法的な効力を持つ、データ化された印鑑のことです。なお、請求書への押印は法的に必須ではないものの、取引先によっては商習慣から電子請求書への押印を求められる可能性があります。

関連記事：「電子印鑑とは？作り方や取扱方法、法的効力など徹底解説」

Q3. 保管している請求書の控えを電子化した場合、原本は破棄してもよい？

紙の請求書をスキャンした場合、電子帳簿保存法の要件を満たしていれば、原本は破棄して構いません。その際は、Q1でお伝えした要件と同様に、保存期限・解像度・タイムスタンプの付与などのルールを守ってスキャンした請求書のデータを保存しましょう。

Q4. 保管している請求書をすべて電子化する場合は申請が必要？

スキャナ保存を開始した日以前に作成・受領した過去分重要書類まで電子化する場合は、事前に適用届出書を税務署長などへ提出する必要があります。

参考：国税庁「A1-49、C1-73、H4-4国税関係書類の電磁的記録によるスキャナ保存の適用届出（過去分重要書類）」

請求書は専用システムでペーパーレス化するのがおすすめ！

ここまで請求書のペーパーレス化について解説しました。請求書をペーパーレス化するなら、専用システムを導入して、発行する請求書のペーパーレス化から始めてみてはいかがでしょうか？請求書発行を電子化すれば、印刷・封入・三つ折り・郵送の手間や紙代などのコストを大幅に削減することが可能です。なかでもシェアNo.1の「楽楽明細」は簡単操作でペーパーレス化を実現できます。