見積書をメールで送付する場合のポイントは？メール文例も紹介

更新日：2024年9月3日

見積書をメールで送付するメリット・デメリット

そもそも見積書をメールで送ると、紙で郵送する場合と比べてどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。今後メール送付を検討している担当者の方は、それぞれ確認しておきましょう。

メリット

・送付作業の手間を減らせる

見積書をメールで送付する場合、紙の書類を郵送する場合と比べて手間を減らせます。紙で送付する場合、印刷・三つ折り・封入・郵送などの作業が発生しますが、メール送信であれば、オンラインでやり取りするためこれらの作業は全て不要です。

・コストの削減につながる

見積書をメールで送る際は、紙の印刷や郵送に関わる費用を削減できます。例えば、紙代・封筒代・インク代のほか、郵便料金までコストカットできるでしょう。2024年10月に郵便料金の値上げが起きることも踏まえると、この経費削減のインパクトは小さくありません。また、業務効率化によって人件費の削減効果も期待できます。

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・取引先にすぐに届けられる

メールは送信後すぐに取引先へ届くため、郵送のようなタイムラグが発生しません。郵送の場合、郵便物をポストや窓口へ持っていく時間がかかり、その後は取引先に郵便物が届くまでの時間がかかります。これらの時間が不要となるので、企業間の取引の時間短縮につながります。

デメリット

見積書を電子化してメールで送信すると多くのメリットが期待できますが、その準備段階として「電子帳簿保存法」に対応した環境を整える必要があります。また、専用の見積書発行システムを導入してメール送付する場合には、一定のコストがかかります。ただし、専用システムを活用する方法は長期的に見てコストメリットが大きいので、費用対効果を意識して導入を検討するとよいでしょう。

見積書などの書類を電子化した場合のメリット・デメリットはこちらの関連記事でも解説しています。詳しく確認したい担当者の方はこちらもご覧ください。

関連記事：「帳票を電子化するメリット・デメリットは?知っておくべき法律やツール選びのポイントも解説」

見積書をメールで送付するまでの流れ

続いて、見積書をメールで送付する際の流れを確認していきます。エクセルや見積書発行システムなどで作成した見積書は、以下の流れで取引先へ送るのが一般的です。

1.見積書を電子データで作成する

まずは、エクセルや見積書発行システムなどを利用して見積書を作成します。見積書を電子データで出力する際は、PDF形式がおすすめです。PDFファイルは容易に編集されにくく、かつ設定によりパスワード付きで送れるため、改ざんのリスクを避けやすいのです。

見積書は基本的に発行義務がない書類であるため、法律上は書き方の決まりがないものの、取引の証拠となる証憑書類なので正確に記載しましょう。インボイス制度が開始された2023年10月以降も、記載方法に大きな変更はありません。ただし、適格請求書発行事業者に該当するかどうかは、取引に関係する情報であるため、備考欄などに記載しておくのが望ましいでしょう。

2.見積書のファイル名と内容に間違いがないか確認する

見積書のファイルをメールに添付します。その際は、正しいファイルを添付しているか十分に確認しましょう。PDFファイル名と見積内容が一致しているか、内容に誤りがないか、送信前にチェックを実施することが重要です。

3.メールの文章を作成する

見積書を添付するビジネスメールを作成します。その際は、件名を一目見ただけで見積書が添付されている旨が伝わるように、以下のメール文例を参考にしながら簡潔に記載してください。

【記載のポイント】

1. 宛名
   会社名、部署、氏名を詳細に明記しましょう。
2. 文章
   挨拶文と共に、見積書を添付して送る旨を記載しましょう。
3. 添付ファイル名
   添付するファイルを間違えるなどのミスを防ぐためにも、ファイル名を記載しましょう。
4. 差出人名
   会社名、住所、電話番号、FAX番号、担当者名を記載しましょう。

4.メールに見積書を添付する

作成したメールに見積書を添付し、社内でメールの宛先や添付ファイルの最終確認を実施します。

5.メール・見積書の最終確認後に送付する

担当者や上司によるダブルチェックが完了したら、見積書を送信します。その後、取引先からの返信メールを受け、見積書が問題なく受領されたことを確認します。

見積書のメール送付を行うときのポイント

見積書をメールで送付する際は、以下の注意点を押さえておきましょう。ここでは、見積書の送り方で大切なポイントをお伝えします。

押印が必要かを確認する

見積書の押印は法的に義務づけられているわけではないものの、商習慣や社内規約で必要となるケースがあります。事前に自社や取引先のルールを確認し、押印に関する不明点を解消しておきましょう。エクセルやシステムで作成した見積書に押印が必要な場合は、電子印鑑を利用すると便利です。

電子印鑑を使うときのポイントや作成方法については、以下の関連記事で詳しく解説しています。こちらも併せてご覧ください。

関連記事：「電子印鑑とは？作り方や取扱方法、法的効力など徹底解説」

原本の郵送が必要か確認する

取引先の方針によっては、見積書の原本の郵送を求められる可能性があります。見積書をメールで送付する際は事前に顧客へ連絡し、先方の要望を確認して承諾を得ておくと、スムーズに対応しやすくなります。

見積書のメール送付を正確かつ効率的に行う方法

ここまで、見積書をメールで送信する方法を確認しました。
見積書の送付は、件数が増えるほど作業が煩雑になり、ミスが発生しやすくなるのが注意点です。また、紙での発行を希望する取引先があると、メールと郵送の作業が混在し、ますます業務が煩雑になるでしょう。メールの送信漏れ・宛先のミス・見積書データの添付漏れといったヒューマンエラーにより、取引先に迷惑をかけるおそれがあります。

こうした状況を改善し、見積書の作成から送付までを大幅に効率化するなら、見積書発行システムを導入するのがおすすめです。専用システムには、見積書の作成から送付までの作業を自動化する便利な機能が搭載されています。業務効率化と人的ミス削減を同時に叶えられるのが魅力です。

なかには見積書のメール送信と紙での郵送のどちらにも対応可能なサービスもあります。取引先ごとに見積書の送付方法が異なり、業務が煩雑になっているケースでは、システムを活用することで課題を解決できる可能性があります。ぜひ導入をご検討ください。

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見積書をメール送信するメリット・デメリットのほか、送付の流れやポイントを解説しました。見積書は企業間の取引の証拠となる重要な書類です。書類をメール送信する場合は取引先へ正確に届ける必要があります。

取引件数が多い企業では、送信漏れや宛先のミスのほか、見積書データの添付漏れといったヒューマンエラーが懸念されます。そんなときは、見積書発行システムを導入するのがおすすめです。システムがあれば、見積書の作成から送付までの流れを自動化できるため、人的ミスを防止し、作業効率を高められます。もしも、見積書発行システムの導入を検討しているなら、「楽楽明細」が特におすすめです。

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