PDFの見積書は法的に有効？メリット・デメリットや発行方法
多くの企業で業務のペーパーレス化が進んでいます。将来的には自社も見積書を電子化したいと考えている担当者の方も多いでしょう。そこで気になるのが、見積書をPDF形式で発行してもよいのかという疑問点です。また、PDF化する方法や、それぞれの手段のメリット・デメリットについても確認する必要があります。
この記事では、見積書をPDF化する際に担当者が理解しておきたい基礎知識をお伝えします。自社に合う方法でPDF化して、業務効率化を実現しましょう。
この記事の目次
PDFの見積書は法的に有効？
PDFの見積書は、法的に有効とされています。そもそも見積書は法的に発行が義務づけられていないため、発行形式に決まりはありません。そのため、PDFの見積書も紙の見積書と同様に扱われます。PDFと紙のどちらを選択しても問題がないことを押さえておきましょう。
【PDFの見積書への押印は必須？】
PDFの見積書への押印は、法的には必須ではありません。ただし、文書の受領側・発行側の企業のルール、商習慣によっては押印を求められるケースがあります。電子データへ押印する際は、「電子印鑑」を使用するのが一般的です。
電子印鑑を使うときのポイントや作成方法については、以下の関連記事で解説しています。企業の商習慣から電子印鑑が必要な場合は、こちらも併せてお読みください。
関連記事：「電子印鑑とは？作り方や取扱方法、法的効力など徹底解説」
見積書を電子化するときにPDF形式が推奨される理由
見積書を電子化する場合、一般的にはPDF形式での発行が推奨されています。その理由は、PDFファイルは改ざんされにくい形式であるためです。
エクセルの「XLSXファイル形式」やワードの「DOCXファイル形式」などで保存したファイルは、作成後に誰でも編集が可能です。ただし、見積書には契約前に商品・サービスの数量や価格を提示して発注側と受注側の認識をすり合わせる重要な役割があるため、書類を発行する際は内容の改ざんを避けなければなりません。
それに対してPDFは、さまざまなセキュリティ対策によって安全性を高められる形式であるため、電子取引において推奨されています。例えば、パスワードを設定して暗号化し、第三者から内容を保護することが可能です。また、文書の編集・印刷・コピーに制限をかける設定によって、より安全性を高められます。
また、PDFは、帳簿書類のデータ保存に関するルールを定めた「電子帳簿保存法」にも適した形式です。電子帳簿保存法では、電子文書を保存する際のさまざまな要件が定められています。例えば、改ざん防止のために「訂正・削除が行えないようにする」または「訂正・削除の履歴が残るシステムでやり取りする」といった要件を満たすことが必要です。
電子帳簿保存法の要件は、見積書の受領側・発行側の双方に関わります。発行側が見積書の控えを保管する場合も、上記の要件を満たすよう注意しましょう。
見積書をPDF形式で発行する方法
ここでは、見積書をPDF形式で発行する方法をご説明します。
なお、見積書自体の記載項目について改めて確認したい場合は、以下の関連記事を参考にしてみてください。
関連記事：「見積書の正しい書き方・作り方は？見本付きでわかりやすく解説！」
見積書をPDF形式で出力する方法には、大きく分けて以下の3つがあります。
①エクセルなどで作成したファイルをPDF形式で出力する方法
②紙で作成した見積書をコピー機でスキャンしてPDF化する方法
③見積書発行システムを使用してPDF化する方法
エクセルやスキャナで見積書を作成するメリットは、追加コストなしで実現できることです。すでにエクセルやスキャナを導入している企業であれば、新たにソフトや設備を導入する必要がありません。
見積書をエクセルで作成できる便利なテンプレートは以下のページから配布しています。無料のテンプレートはこちらからダウンロードしてご利用ください。
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ただし、エクセルで作成する場合、金額や明細などのデータを手入力する工数がかかるほか、転記する際の人的ミスが懸念されます。スキャンする場合は、スキャニングの手間がかかるのが注意点です。
また、エクセルやスキャナでは送付までは効率化できません。作成した見積書をメールで送信する際は、文面を作成する必要があるほか、内容やファイルに間違いがないかを一つひとつ確認する手間もかかります。
こうした背景から、見積書の発行枚数が多い企業では、業務効率化のためにシステムを導入するのがおすすめです。
見積書発行システムを導入するには費用がかかるものの、発行枚数が多くかつ長期的に運用する場合は、大幅な業務効率化によるコストメリットが大きくなります。帳票データから自動で見積書を作れるので、手入力の工数を削減できます。また、人的ミスのリスクを低減し、さらにはチェック機能によって、正確な手続きを実現できるのも魅力です。さらには、エクセルやスキャナでは実現が難しい、送付までの業務フローも効率化できます。
見積書をPDFで発行し、その後の送付や管理まで効率化するなら、見積書発行システムを活用しましょう。
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PDFの見積書に対応した発行システムを選ぶときのポイント
見積書発行システムを活用すれば、PDF形式の見積書を効率的に作成、発行できます。そんな見積書発行システムを選定する際は、以下のポイントを押さえておきましょう。
＊確認するべき主なポイント
①必要とする機能を過不足なく備えているか？
②自社で使用している見積書の書式に対応できるか？
③会計システムなど自社の既存のシステムと連携できるか？
④サポート体制が充実しているか？
見積書発行システムは、サービスによって機能の充実度が異なります。機能が多すぎるとオーバースペックになる可能性があり、反対に必要な機能が不足すると導入効果を得られない可能性があるため、自社が求める機能を過不足なく搭載したシステムを選びましょう。
既存の見積書の書式のまま電子化できると、現場の業務をスムーズに移行しやすくなります。また、既存システムとの連携性は、データの自動入力に関わり、書類を発行するスピードに影響するため重要です。
このほかに、ベンダーのサポート体制にも注目してみましょう。見積書発行システムを初めて導入する場合、導入前から運用まで手厚いサポートが用意されていると、現場の疑問や不安を速やかに解消できるので、安心につながります。
枚数の多い見積書をPDF化するなら見積書発行システムがおすすめ
ここまで、見積書をPDF化する方法や自社に合う見積書発行システムの選び方について解説してきました。PDF形式の見積書を作成するには、「エクセル」「スキャナ」「見積書発行システム」を利用する方法があります。エクセルやスキャナの利用は導入コストが低い一方で、見積書の作成や送付に時間がかかり、人的ミスも懸念されるため、見積書の発行枚数が多い場合には、専用の見積書発行システムを導入するとよいでしょう。数あるシステムの中でも特におすすめなのは、クラウド型電子請求書発行システムの「楽楽明細」です。
「楽楽明細」は、見積書をはじめ、請求書、納品書などあらゆる帳票を簡単に電子発行でき、取引先まで自動で送付することができます。また、発行方法は取引先に合わせて「WEB」「メール」「FAX」「郵送」の4つから選ぶことが可能です。
また、帳票レイアウトのカスタマイズ性も高く、見積書に表示させる項目や位置などを柔軟に設定できるため、既存のフォーマットを再現することができます。
専任のサポート担当による手厚い導入支援を受けられるので、初めてのシステム導入でもで安心です。
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