見積書は電子化しても大丈夫？データ化のメリットや注意点とは

更新日：2024年8月8日

見積書は電子化しても問題ない？

電子化した見積書は、紙の見積書と同等に扱われ、法的にも問題ありません。

厳密にいうと企業間のやりとりにおいて、見積書の発行は法的に義務づけられていないため、そもそも発行形式について求められる要件がないのです。

近年は、多くの企業が見積書の電子化を進めています。その背景には、「電子帳簿保存法」の法改正や郵便料金の値上げなどが挙げられるでしょう。文書を顧客と効率的に授受するために、従来の事務処理の見直しを検討してみてはいかがでしょうか。

関連記事：「【完全版】電子帳簿保存法とは？電子データで保存できる帳簿種類とその手続きについて詳しく解説」

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見積書を電子化するメリット

続いて、見積書を電子化するメリットをご紹介します。電子化によって、どのように業務効率化やコスト削減が叶うのか確認してみましょう。

業務の手間を減らせる

見積書の電子化によって、書類を発行する際の多くの作業を削減できます。見積書を作成した後の印刷、三つ折り、封入、郵送といった面倒な手間が全て不要になるのです。パソコンで作成した見積書を、メールに添付したり、クラウドサービスにアップロードしたりするだけで取引先へ送れます。

中でも、専用システムを利用して見積書を電子化すれば、作成から送付まで自動化できるため、手間を削減できるだけでなくヒューマンエラーの防止にもつながります。

保管や管理がしやすい

電子化した見積書は、紙媒体よりも圧倒的に保管しやすいです。物理的な保存場所が不要なため、ファイリングの手間や保管スペースを削減できます。

さらには、検索機能を使うことで、書類に記載された取引先・取引の年月日・取引金額・ファイル名といった情報から、該当する見積書を一瞬で探せます。電子データは劣化しないため、書類の紛失・破損がしにくいのも魅力です。

コストの削減につながる

見積書を電子化すると、紙代や印刷代、郵送する際の封筒代・切手代などを削減できます。それだけでなく、印刷、三つ折り、封入、郵送といった作業が大幅にカットされることで、人件費も抑えられるでしょう。多くの面でコスト削減の効果が期待できます。

なお、2023年10月からの郵便料金の値上げに伴い、郵送コストの増加が懸念されています。電子化すれば、今後のコスト増加を回避できるのもメリットです。

見積書を電子化する際の注意点

見積書を電子化する際に注意したいポイントもいくつかあります。
以降で詳しく解説します。

書き換えができない形式で電子化する

見積書は、企業間の取引の条件を提示する重要な書類です。不正防止のために、情報を容易に改ざんできないファイル形式で電子化するのが望ましいでしょう。特に、日本の商習慣では修正履歴が残ったり、パスワードの設定ができたりする “PDF形式”での発行が推奨されています。

控えを保管する場合は各法要件を守る

法律上では、見積書の控えを発行する義務はありませんが、もしも発行した場合は、各法要件に沿って保管する必要があります。

守るべき方要件の例をいくつか紹介します。

保管期間の要件

見積書をはじめとした国税関係帳簿書類は、一定期間にわたる保存義務があります。原則として、法人の場合は発行から7年間、個人事業主は青色申告・白色申告いずれの場合も5年間にわたり保存する必要があります。

関連記事：「見積書の保管・保存期間」

電子帳簿の保存に関する要件

電子書類の適切な保存方法は、「電子帳簿保存法」で定められています。電子化した見積書の控えを保管する際は、電子帳簿保存法の要件に従うことも重要です。

電子帳簿保存法の要件はケースによって複数あります。詳しい内容は以下の国税庁のサイトから確認してください。

参考：国税庁HP「電子帳簿等保存制度特設サイト」

また、電子帳簿保存法は今後も改正される可能性があります。法律は変わることを前提とし、法改正の情報には今後も注視しておきましょう。改正に合わせて社内のオペレーションは適宜アップデートしてください。

見積書を簡単に電子化するならシステムの利用がおすすめ！

見積書を電子化する場合、大きく2つの方法があります。一つは、エクセルやワードなどを使って作成する方法、もう一つは専用のシステムを利用する方法です。

エクセルやワードを使って電子化する方法はコストがかかりにくく、導入しやすいといえます。ただし、発行件数が多くなるほど管理が煩雑になりやすいのが注意点です。手入力が多いと、見積内容やメールの送り間違いといったミスが発生しやすくなります。

そのため、毎月の見積書の発行件数が多い企業では、専用システムの導入を検討するとよいでしょう。専用システムの運用では一定のコストがかかるものの、長期的な観点では業務効率化による費用対効果が高くなります。

ここからは専用のシステムを利用するメリットを詳しくご紹介します。

自動化で無駄なミスや作業を削減できる

専用システムであれば、見積書の作成から送付までを効率化できる便利な機能が搭載されています。例えば、帳票データをアップロードするだけで見積書を発行できる機能などです。元データから社名や金額などの項目が自動入力されるので、手入力は不要になります。また、データの送付時に都度宛先を選ぶ必要がないため、メールの送り間違いを防止できます。

このように、書類作成にかかる作業時間の短縮や、人的ミスの軽減につながる便利な機能が見積書発行システムには搭載されているのです。

見積書の発行スピードが上がる

システムで発行した見積書は、発行日にオンラインで送信でき、郵送に比べて早く届けられるので取引のスピードが上がります。また、社員がパソコンやスマートフォンから確認が可能となり、在宅時や外出時にも社内処理を進められるため、社内の承認スピードが上がるのも魅力です。

システムによっては他システムとの連携ができる

見積書発行システムのなかには、販売管理システムや会計システムなどと連携できるものもあります。社内の多様なデータと連携できれば、見積書だけではなく、納品書や請求書の発行も自動化することが可能です。

異なる部門のデータを連携することで、部門を超えた情報の一元化が叶います。見積書発行から請求書発行までの一連の業務を自動化することが可能になるのです。例えば、見積書データを活用して納品書や請求書を自動作成できます。営業だけではなく、経理といった社内全体での効率化にもつながるでしょう。

法改正に伴う負担を軽減できる

電子帳簿保存法に対応した専用のシステムを導入すれば、システム側が改正に合わせて見積書の作成を行ってくれます。システム側で法要件に対応しているかの確認を行ってくれるため、法改正時のオペレーション変更に伴う負担も軽減できます。

見積書を専用システムで電子化してペーパーレス化を推進しましょう！

ここまで、見積書の電子化について解説しました。見積書を電子化すると、紙の書類を扱う時間と手間が大幅に削減され、業務効率化やコスト削減の効果が期待できます。

中でも、専用のシステムを使って電子化する際は、見積書の作成から送付の一部を自動化することができるため業務効率を高められます。数あるシステムでも特におすすめなのは、豊富な機能と使いやすさが特長の「楽楽明細」です。

「楽楽明細」では見積書はもちろん、企業間の取引に欠かせない請求書・注文書・納品書・領収書といったあらゆる帳票の電子化が可能です。発行業務をラクにする便利な機能を多数搭載しているので、従来の紙の見積書や請求書で発生していた印刷・三つ折り・封入・郵送作業の手間を削減し、経理部門の業務効率化を実現します。

また、「楽楽明細」はシンプルが画面で操作しやすく、手厚いサポート体制もあるため、システム導入に不安がある方にもおすすめです。

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