この記事を見れば完璧！見積書・請求書の封筒の書き方
請求書や見積書を入れる封筒とは
請求書や見積書を作成するにあたり、覚えておきたいビジネスマナーは幾つも存在します。では、それらを入れる封筒は、どのようなものを用意すれば良いのでしょうか。書類の受け渡しの際には、封筒に封入することが望ましいとされます。一般的にA4サイズの用紙が主に活用されることから、A4用紙を三つ折りにした際に無理なく入るサイズの封筒が適しており、長形型3号（120×235mm）の封筒が多くのビジネスシーンで活用されています。
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封筒を書く際に必要となる道具
まずは、封筒に宛名を書く際に必要となる道具をご紹介しましょう。宛名を書く際に道具が足りないことのないよう、必要なものを前もって揃えておいてください。
【封筒の宛名を書く際に必要な道具】
▼ボールペン
封筒に宛名を記入する場合には、消しゴムで消すことができる鉛筆で書くことは控え、必ず黒いボールペンで記入しましょう。
▼必要に応じてスタンプ
封筒の表には「請求書在中」や「見積書在中」といったスタンプを、用途に合わせて使い分けて押印しましょう。受取側が一目で郵便物の内容が分かるように工夫することで、業務の効率化に繋がります。
▼必要に応じて宛名ラベル
頻繁に取引を行う際には、宛名ラベルが大変便利です。ラベルに宛名を印刷するために、ヒューマンエラー対策にもなります。
封筒・宛名の書き方
次に、封筒の宛名の書き方についてご紹介しましょう。
【封筒に宛名書きする際のルールとマナー】
- 郵便番号を記載しましょう。郵便番号枠が設けられていない場合には、右上に郵便記号（〒）と郵便番号を記載してください。
- 郵便番号から一段落空け右側から、都道府県から番地まで詳細に住所を記載しましょう。
- 建物名や部屋番号を記載しましょう。
- 会社名や部署名を記載しましょう。㈱や㈲などの省略は避け、「○○株式会社」と詳細に記載しましょう。
- 肩書を詳細に記載しまししょう。
- 氏名を記載しましょう。
- 書類内容を記入しましょう。スタンプでも問題ありません。 例：請求書在中、見積書在中
- 封緘日を記載しましょう。
- 郵便記号と郵便番号を記載しましょう。
- 都道府県から建物名や号室までの住所を記載しましょう。
- (株)や(有)を使用せずに記載しましょう。
- 差出人（担当者）の氏名を記載しましょう。
また、封緘した後に封字をすると丁寧であり、封との境目に記載しましょう。以下が封字の種類となりますので、用途に合わせて使い分けてください。「〆」は「×」であると誤った認識をしている場合も見受けられますが、「×」は失礼にあたるため注意しましょう。
| 封字の種類 | 意味 |
|---|---|
| 封 | 封を締める |
| 緘 | 封を封じる |
| 緘 | 閉じる |
| 賀 | お祝い |
| 寿 | 婚礼 |
| 蕾 or莟 | 未開封（女性のみ使用可） |
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封筒の種類とは
下記に記載の封筒は、封筒の種類の中でも代表的な封筒として知られている6種類です。封筒の種類やサイズは、封入する書類のサイズや用途によって使い分けましょう。
▼長形（なががた）
当コラムでもご紹介した長形3号もこれに当たります。
▼角形（かくがた）
角形2号は、A4サイズ書類を折ることなく封入したい時に活用する封筒として広く知られています。
▼和封筒
長形と角形の封筒は、１枚の紙を貼り合わせて袋状にした封筒であり、この形状の封筒を総称して和封筒と呼びます。
▼洋封筒
一枚の紙の四隅を中心部分で合わせた「カマス貼り」「ダイヤモンド貼り」と呼ばれる形状の封筒を洋封筒と呼びます。
▼定形郵便物
通常郵便物の第一種郵便物に分類され、以下の条件に該当する場合に適応されます。
| 定形郵便 最大サイズ | 定形郵便 最大サイズ |
|---|---|
| 重さ・・・50g サイズ・・・縦235mm×横120 mm×厚さ10mm |
サイズ・・・縦140mm×横90 |
▼定形外郵便物
| 定形外郵便 最大サイズ | 定形外郵便 最大サイズ |
|---|---|
| 重さ・・・4kg サイズ・・・縦×横×厚さ＝900mm 縦＝600mm |
円筒形・・・縦30mm×横140 その他・・・縦140mm×横90 mm |
様々な色や柄の封筒が発売されていますが、ビジネスで使用する場合には無地の「水色」「白」「黄緑」など、比較的明るい色の封筒を活用しましょう。
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返信用の封筒の書き方
返信用の封筒は、返信が欲しい場合に前もって相手先に渡す封筒です。そのため、返信して欲しい住所や氏名を自ら返信用の封筒に記載しましょう。返信用封筒を受け取った側は、改めて宛先を記載する必要はなく、そのまま投函することができます。
- 自社の郵便番号を記載しましょう。郵便番号枠が設けられていない場合には、郵便記号（〒）を記載し、その右側に郵便番号を記載しましょう。
- 自社の住所を都道府県から記載しましょう。
- 建物名、号室まで記載しましょう。
- 会社名、部署名を記載しましょう。
- 返信用の封筒に自身の宛名を書く場合には、肩書・役職名は省きましょう。
- 自身の氏名を記載しましょう。
- 自身の名前には「様」の代わりに「行」と記載しましょう。
- 全ての記入が完了したら、切手を前もって貼りましょう。A4用紙5枚＋封筒の重さが、定形内で適応されるギリギリのラインとなり、返信用の枚数を予測して切手用意する必要があります。以下の表や郵便局HPの料金一覧から確認しましょう。
※令和1年10月1日に郵便料金改定予定
| 種類 | 種類 | 料金 |
|---|---|---|
| 定形郵便物 | 25g以内 | 82円 |
| 50g以内 | 92円 | |
| 定形郵便物外 | 50g以内 | 120円 |
| 100g以内 | 140円 | |
| 150g以内 | 205円 | |
| 250g以内 | 250円 | |
| 500g以内 | 380円 | |
| 1kg以内 | 570円 |
出典：郵便局HP「定形郵便物・定形外郵便物の料金」より一部抜粋
https://www.post.japanpost.jp/service/standard/one_price.html
封筒裏に「差出人」と記載し、氏名や住所を記載してもらえるように促しましょう。
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まとめ
今回は見積書や請求書を封入する際に定格な種類、書き方、封筒に宛名を記載する前に知っておきたいマナーや注意点などと合わせてご紹介しました。見積書や請求書を郵送するには、いくつもの工程を行って相手先へと届けなければなりません。
「楽楽明細」では今回ご紹介した書き方のルールやマナーに縛られることなく、対象データをアップロードするだけで請求書や見積書をWEB発行することが可能です。是非一度ご参考にしてください。
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