請求書代行サービスで帳票発行の手間を削減！導入前のチェックポイント

監修者：須栗一浩（税理士） 2020年8月5日

請求業務を効率化するため、請求書代行サービスを導入する企業が増えています。請求書代行サービスを導入すれば、業務効率化の面でさまざまなメリットが得られます。この記事では、請求書代行サービスの導入を検討している方に向けて、導入前のチェックポイントを紹介します。

請求書代行サービスとは？

請求書代行サービスとは、請求書の発行業務を代理で行なってくれるサービスです。必要なデータを請求書のフォーマットに入力したり、印刷して郵送したりする業務を代行してもらうことができます。請求書代行サービスは大別すると、請求書の発行を自動化できるシステムを提供するサービスと、手作業が必要な部分を代行してくれるサービスの2種類にわけられます。

請求書の発行を自動化できるシステムを提供するサービスは、最初に自社のロゴや印鑑といった基本的なデータ、取引先の情報を設定すれば、その後は簡単な操作だけで請求書を発行できます。作成した請求書の送付もシステム上から簡単に依頼できるので便利です。

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一方、手作業が必要な部分を代行してくれるサービスの場合、自社で作成した請求書の送付作業を依頼できます。単純作業で最も手間のかかる部分を依頼できるサービスです。

請求書代行サービスはさまざまな種類が存在するため、自社に適した使い勝手のいいサービスを選ぶ必要があります。サービスによって利用できる機能や料金は異なるので、それぞれの特徴を理解する必要があります。また、請求書は取引先へ送るものなので、代行サービスの質そのものが顧客との関係に影響する可能性もあります。サポート体制が充実しており、質問や相談に対する答えをすぐに受け取れる会社を選ぶのも重要なポイントです。セキュリティ対策が充実していて個人情報をしっかり保護できるかどうかも大切です。無料トライアル等で、自社に適したサービスかどうかを実際にチェックしてみてください。

請求書代行サービス導入のメリット

請求書代行サービスを利用すれば、請求書の印刷・折り・封入・局出しといった一連の手作業がなくなるので、手間と時間を削減できます。

また、WEB発行やメール添付であれば、請求書の即時発行もできます。急ぎの案件についてもその場ですぐに請求書を発行できるので便利です。メールも自動で送信できるため、担当者がいちいち請求書のデータをメールに添付する手間はかかりません。取引先を待たせる心配もなく、スムーズなやり取りを実現できるでしょう。

請求書発行システム「楽楽明細」なら、請求書発行を効率化できる

請求書発行システム「楽楽明細」なら、自社で利用している販売管理システム等から出力した請求データを取り込むだけで、簡単に請求書を発行できます。画面はシンプルで直感的に操作できるので、初めての方にもわかりやすいです。

また、「楽楽明細」では、WEB発行やメール添付だけでなく、郵送代行にも対応しています。郵送は1通から発送可能なので、基本はWEB発行して、一部の取引先には郵送、という使い分けも可能です。さらに、FAX送信にも対応しています。それぞれの取引先に合わせて請求書を発行できるので、これまでと同じやり取りを継続できます。帳票デザインのカスタマイズもできるため、これまでの請求書の形式を引き継ぐことも可能です。

さらに、「楽楽明細」には専門のサポートスタッフがおり、導入から運用までを丁寧に支援しています。いつでも気軽に問い合わせができるので、使い方に疑問が生じてもすぐに解決できます。

請求書発行に課題感をもっているという方は、まずは無料トライアルだけでも試してみてください。