納品書のペーパーレス化を進めるメリット・デメリットやよくある疑問

2025年1月17日

ペーパーレス化とは、これまで紙で行われてきた業務や文書管理をデジタル化し、紙の使用を減らすことです。納品書のペーパーレス化は、納品書を電子化することを指します。書類作成・管理の業務効率やコスト面に課題がある場合は、ぜひペーパーレス化を推進してみてください。

この記事では、納品書のペーパーレス化によって得られる効果や注意点、具体的な方法、実行時に気をつけたいポイントなどを解説します。

納品書の電子化について詳しくは以下の関連記事で解説しています。ペーパーレス化と併せてぜひチェックしてみてください。

関連記事：「納品書の電子化は可能？メリット・デメリットやデータ化の注意点」

納品書のペーパーレス化を行うことのメリット・デメリット

納品書のペーパーレス化は企業の抱える課題を解決に導きます。ただし、どのようなデメリットがあるかも把握した上で導入を検討することが大切です。ここでは、納品書のペーパーレス化を行うメリット・デメリットをご紹介します。

メリット

➀コストを削減できる

紙の書類を使わない場合、印刷代や切手代などのコストを削減できます。2024年10月からは、定形郵便物や速達などの郵便料金が値上がりしました。書類を郵送する際の費用が上がったことを受け、コスト削減に頭を悩ませる企業も多いでしょう。納品書をはじめ、さまざまな帳簿書類を電子化すれば、書類の印刷や郵送にかかる費用を節約できます。

関連記事：「【2024年】郵便料金値上げの内容は？企業への影響と対策方法」

➁業務効率化につながる

納品書が紙の場合、印刷や三つ折り、封入、発送といった作業が必要です。ファイリングの手間もかかり、書類保管のために物理的なスペースを確保しなければなりません。書類の数が多いと、担当者の負担も増えてしまいます。

ペーパーレス化した場合、上記の作業がなくなり、業務負荷を軽減することが可能です。

書類保管のために物理的なスペースを確保する必要もなくなります。また、検索してすぐに目的の書類を見つけられるのもメリットです。ファイルなどの備品代や、場所代も減らせるでしょう。

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デメリット

➀業務フローを再構築する必要がある

これまで紙で書類作成していた場合、ペーパーレス化を進めるためには業務フローを見直す必要があります。承認や捺印などのオペレーションも、電子化に合わせて再構築しなくてはいけません。また、納品書をはじめとする書類の電子化は、電子帳簿保存法に定められた要件に従うことが求められます。法制度の要件を満たすための業務フロー構築が必須です。

➁一定のコストがかかる

ペーパーレス化に際して新規のシステムやツールなどを導入する場合、一定のコストが生じます。導入費用はもちろん、ランニングコストがどの程度かかるのかを確かめておきましょう。また、新しいオペレーションが浸透するまでには時間がかかります。システムの料金だけではなく、従業員への教育コストなども含めて費用対効果を検討するのがポイントです。

納品書をペーパーレス化する主な方法

納品書のペーパーレス化は、主に「エクセル（Excel）を活用する方法」と「システムを導入する方法」に分けられます。それぞれのメリット・デメリットを比較して、自社に合うほうを選びましょう。

【エクセルを活用する】

・メリット
エクセルは幅広い企業に導入されています。エクセルを利用したペーパーレス化であれば、コストをかけずにスタートしやすいのがメリットです。

・デメリット
エクセルはあくまでも表計算ソフトであり、効率化できる範囲には限界があります。データの手入力が必要であり、人為的なミスが起こるリスクも避けられないでしょう。

【システムを導入する】

・メリット
システムを導入すれば、書類発行の自動化やオンライン上での承認などが実現できます。業務効率化を期待できるのは大きな魅力です。

・デメリット
システムの導入に際しては相応のコストが発生します。希望のサービスを見つけたら見積もりを依頼し、詳細な金額を確かめておくことが大切です。

それぞれ異なるメリット・デメリットがありますが、作業の自動化や効率化を目指すならシステム導入がおすすめです。コストはかかりますが、業務効率化が実現すれば将来的には人件費などのコスト削減につながります。導入費用やランニングコストの採算も取れるでしょう。

関連記事：「請求書を電子化するやり方は主に2つ！データ化の進め方や注意点」

納品書のペーパーレス化を進めるときのポイント

納品書をペーパーレス化する際は、以下のポイントに気をつけましょう。ここでは、ペーパーレス化の推進に際して注意しておきたいことを解説します。

社内や社外へ周知をする

納品書のペーパーレス化が決まったら、社内の人員に周知します。運用フローをスムーズに移行できるよう、事前に従業員向けのマニュアルを用意しておくとよいでしょう。また、取引先の顧客にも電子化の旨を伝えることが重要です。企業によっては電子データではなく、従来のように紙の納品書を求められるケースがあります。この場合は個別での対応が必要です。

関連記事：「請求書の電子化依頼メールの書き方｜取引先への伝え方のポイント」

法要件に沿うように電子化をする

納品書をペーパーレス化する際は、電子帳簿保存法を順守しなくてはいけません。電子帳簿保存法では、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引の3つの区分で保存要件が定められています。要件を守らない場合は法律違反となるおそれがあります。

納品書管理の際、一つひとつの要件をチェックしていくのは非常に手間がかかります。法律に関する知識がない場合はそもそものオペレーション設計から間違えてしまうこともあるでしょう。リスクを避けるためにも、電子帳簿保存法の要件に対応したシステムを導入するのもおすすめです。専用システムを活用すれば、法的な要件を満たした社内環境を整備し、納品書をペーパーレス化できます。

セキュリティ体制を整える

ペーパーレス化を実行する場合、情報漏洩などのトラブルについてはしっかりと備えておく必要があります。データにアクセス可能な従業員を制限する、誤送信を避けるためにチェック体制を強化するなど、セキュリティ対策を行いましょう。トラブルが生じた際のオペレーションも事前に決めておくことが大切です。また、電子化した書類はPDFデータとして発行するとよいでしょう。パスワード設定が可能であり、改ざんや流出を防ぎやすくなります。